Solucionando problemas no seu negócio com eficácia

Mesmo com um planejamento impecável, problemas inesperados podem surgir. Veja como você pode superá-los.

Os problemas não avisam que estão chegando. Mesmo que você tenha um protocolo a seguir, caso haja um problema, nada impede que esse protocolo falhe e gere outro empecilho. O inesperado faz parte da vida, e, nos negócios, o importante é saber o que fazer para solucioná-los o mais rápido possível, aprender com essa situação e já se preparar, caso ocorra novamente.

Durante o Campeonato Carioca de futebol (2022), a transmissão da partida entre Flamengo x Volta Redonda, válida pela segunda rodada, ficou sem sinal por cerca de 15 minutos. Houve uma falha no envio da rede de internet por fibra óptica, bem como na conexão reserva. Com o erro, a prestadora de serviço reforçou os cabeamentos para que a falha não volte a acontecer.

Mas o que seria a resolução de um problema?

No mundo corporativo, existem processos para tudo, principalmente algum que resolva problemas. As adversidades podem surgir em diversos campos, seja dentro da sua própria equipe, seja no processo de produção ou prestação de serviço. O problema impede que você obtenha êxito em concluir uma tarefa ou objetivo.

Para isso, procedimentos são criados para evitar problemas. São utilizadas manutenções preventivas e feedbacks de colaboradores. Até mesmo uma revisão de processos, a fim de diminuir os trâmites, como na metodologia Kaizen, pode prevenir futuras dores de cabeça.

A experiência traz, entre muitas outras coisas, a habilidade de conseguir resolver problemas com facilidade e eficiência. Mas, como líder da empresa, seus colaboradores esperam que você tenha soluções caso um problema surja, já que, muitas vezes, eles não podem solucioná-lo.

Em uma situação hipotética, sua empresa, uma marca de fast food, grande ou pequena, planeja pedidos de pão. Se um problema sério ocorre e a mercadoria não chega a tempo, o que você, como Diretor de Logística, faz? Compra o pão de outro fornecedor próximo. É um gasto inesperado, uma vez que você já usou o orçamento do pão, mas o problema, a curto prazo, foi resolvido.

Passos para solucionar os problemas

Qual é o problema?

Antes de buscar uma solução, é importante descobrir que tipo de situação levou até ela. Você pode estar vencendo uma pequena batalha, mas sem um olhar amplo, pode perder a guerra. No exemplo do hambúrguer, você teria que analisar a fundo, porque o seu pedido de pães não foi entregue a tempo. Foi realmente um imprevisto, ou a empresa prestadora de serviços está com dificuldades? Uma investigação descobrirá a origem do problema.

Um recurso que pode ser utilizado como aliado, nesse caso, é o Design Thinking. Essa ferramenta de inovação vem sendo utilizada com frequência e permite que muitas pessoas estejam envolvidas no processo de resolução dos problemas. Isso possibilita pontos de vista diversos para a solução do mesmo problema. É importante contar com pessoas de fora para essas análises, assim, elas terão um olhar “menos viciado” nas coisas.

Pesquisa de mercado e feedbacks

Sabemos muito bem que ouvir o cliente é fundamental para a sobrevivência de uma empresa. Nesse caso, em especial, ouvi-lo pode te ajudar no preparo de um problema futuro. As críticas dos consumidores que, dependendo da situação, podem ser um pouco rudes, devem ser anotadas. Ainda no exemplo do fast food, vamos supor que uma entrega tenha recebido a reclamação de uma carne malpassada. Esse pode ser o indício de que o seu equipamento está ruim e você ainda não sabe.

Pegando um gancho no primeiro exemplo, a solução do problema, de imediato, é entregar um novo lanche ao cliente, mas é preciso investigar para saber a origem desse problema. Foi o equipamento? Foi o colaborador que não assou direito? O que fazer para não acontecer de novo?

Estar preparado para mudanças

Se o Design Thinking encontrar ajustes, é preciso fazê-los. Um planejamento mais enxuto pode se tornar o rumo a ser tomado nesses casos. As estratégias serão revistas, e os custos também.

No exemplo do fast food, você pode ter identificado que a empresa que fornece pão está com dificuldades de entrega e corre riscos de atrasar novamente. Você pode optar pelo fornecedor que está perto e que ajudou anteriormente. O problema é que ele cobra mais caro, porém, você correrá menos riscos de atraso. É uma mudança de orçamento, que fará bem para a empresa e solucionará um problema futuro.

Esse aumento nas despesas, inclusive, pode fazer parte de um planejamento. Você, enquanto dono, mapeou o mercado, viu todas as possibilidades e optou pela mais barata. Porém, e se você tivesse planejado e reservado uma verba extra, caso precisasse mudar de fornecedor? Isso faz parte ao traçar modelos financeiros diferentes, com menos ou mais gastos. Observar o fluxo de caixa também é importante para prever possíveis problemas quanto à saúde financeira da companhia.

Colocando em prática

Com as informações e dados disponíveis, você precisará de calma para tomar as decisões necessárias e se preparar, caso aconteça algo. Problemas podem surgir de uma hora para outra, mas quando se está ancorado com informações privilegiadas, a solução surge de maneira espontânea e natural, e colocá-la em prática fica bem simples.

Com isso, podemos dizer que o seu negócio precisa de um planejamento para funcionar de maneira correta, mas também se torna fundamental um planejamento extra. Ele pode não ser utilizado, contudo precisa ser atualizado com regularidade. É igual a um extintor de incêndio: nunca sabemos a hora de usar, mas se for necessário, ele estará ali para cumprir o seu papel.