WIP: como ganhar produtividade executando menos tarefas por vez

Entenda como limitar a quantidade de etapas pode ser benéfico para o fluxo de trabalho em seu negócio.

O WIP, Work in Progress, que, na tradução livre, significa trabalho em andamento, é um termo utilizado para descrever uma tarefa que ainda está inacabada. Na metodologia Kaizen, quantos menos processos você tiver para alcançar o objetivo, melhor. Ao limitar o Work in Progress, você terá um impacto muito positivo na sua empresa, no que se refere ao desempenho.

Ter muitos passos para a conclusão de uma tarefa pode demandar muito esforço de uma equipe, além de a tarefa ficar amarrada junto a muitas outras pessoas. Entretanto, não existe nenhuma fórmula para o número perfeito, e as situações devem ser avaliadas caso a caso. A complexidade do projeto em questão e das tarefas também entram na equação. Além disso, a capacidade do time é um ponto fundamental na hora de definir um limite no WIP.

Ganho na Produtividade com WIP

Fazer diversas coisas ao mesmo tempo se torna necessário durante o dia a dia corrido. Mas, ao final do expediente, você acaba correndo o risco de não ver nenhuma tarefa finalizada. Imagine que você tenha designado 10 tarefas para serem feitas ao longo da semana e que, ao final do expediente, 4 estão 40% concluídas, outras 4 estão 30% concluídas e as outras 2 nem foram iniciadas.

A sensação de não ver nada pronto causa a impressão de que o dia de trabalho acabou sendo prejudicial para a empresa. Ao retirar passos desnecessários, o colaborador não precisará passar por tantas burocracias para chegar no resultado.. Das 10 tarefas, no fim do dia, ele poderá entregar 3, 100% concluídas. Não estamos considerando os graus de dificuldade que as tarefas podem exigir.

No Curso de Gestão Para Inovação na Prática, da xTree, existe um módulo em que é discutido o Agile. Aqui, são listadas 7 características principais para se ter um time ágil:

• Ter uma missão clara e específica;
• Times multifuncionais;
• Times pequenos, de 4 a 8 integrantes;
• Ter alinhamento e autonomia;
• Trabalhar em ciclos curtos;
• Ter uma entrega de valor pequena e relevante;
• Feedbacks constantes dos clientes e times.

Agora, vamos dar um exemplo: suponhamos que uma empresa de varejo tenha um setor de devoluções e que os produtos que chegam lá precisam ser retornados ao estoque. Nessa situação, a mercadoria chega e é recebida.

É feita uma conferência do objeto, e o mesmo colaborador lança o produto de volta ao sistema. Agora, alguém do controle de qualidade só precisa confirmar se está tudo certo, e o produto será liberado. É uma forma simples de o item voltar ao estoque.

Agora, vamos analisar outra situação: quem recebe a mercadoria é outro setor, que confere o produto e passa para o colaborador da devolução conferir novamente. Após essa conferência, é outra pessoa, de outro setor, que lança no sistema. De volta à devolução, o colaborador chama o controle de qualidade. Após esse passo, outro responsável pelo estoque também precisa liberar o produto.

Uma tarefa que poderia ter sido resolvida entre duas pessoas, apenas, envolveu seis. Vamos supor, novamente, que alguém dessa lista não esteja disponível, então o processo inteiro é paralisado. Importante ressaltar que, tal qual acontece no dia a dia, muitas das tarefas acabam sendo repetitivas e desnecessárias.

Ferramentas de auxílio ao WIP

Existem softwares criados sob medida para suprir essas demandas de organização. Aqui, na xTree, por exemplo, é utilizado o aplicativo ClickUp. Nele, os colaboradores dispõem de uma visão ampla das tarefas a serem concluídas através de uma experiência de navegação bastante intuitiva.

Isso gera uma entrega de valor muito grande e ajuda a controlar o work in progress. Nesse segmento, existem outras ferramentas semelhantes e já conceituadas no mercado, como o Trello e o Jira Software. Todas são ótimas opções para a sua empresa se manter organizada nos processos.

Fazer o trabalho andar mais rápido só traz benefícios. Essa frase pode parecer óbvia, afinal, quem não quer um trabalho mais rápido? Mas, ao analisar alguns processos, vemos que a frase não é tão óbvia na prática.

A melhoria contínua deve ser colocada em vigor até nas pequenas coisas. É o foco no detalhe que diferencia a sua empresa da concorrência. Quando estiver pensando no WIP, pense no seu cliente lá frente; ele é quem vai se beneficiar pela sua organização aqui, nesse momento.