Metodologia 8D: resolva problemas de Gestão em 8 etapas

Uma ferramenta prática de gestão para gerenciar não conformidades e garantir melhorias contínuas nos processos da sua empresa

O que é a metodologia 8D?

Criada pela Ford Motor Company durante as décadas de 1960 e 1970, as 8 ações para a resolução de problemas é uma ferramenta prática que tem como objetivo identificar a causa raiz de problemas recorrentes para solucioná-los de forma eficaz.

O nome 8D se refere a “dos” – em inglês, ações a fazer. Ou seja, a metodologia consiste em ações que devem ser feitas para identificar um problema, conter os danos e impedir que o problema volte a acontecer. Ao utilizar esta ferramenta, você irá criar um relatório 8D com estratégias imediatas e ações corretivas.

Apesar de manter o nome, a ferramenta 8D foi recentemente atualizada e ganhou mais um “D”, o 0D, o passo inicial fundamental.

Para quem recomendamos a Metodologia 8D?

Pela sua versatilidade, indicamos essa ferramenta prática de gestão para Diretores e Heads de Operações, líderes em geral de empresas de qualquer porte e setor.

Como utilizar a Metodologia 8D?

As 8 ações, ou as etapas do Relatório 8D, são:

0D: Planejamento

Você deverá iniciar planejando a solução do problema e determinar seus pré-requisitos. Neste passo, também é importante que você entenda se o problema escolhido é crítico o suficiente para ser solucionado com essa metodologia, que envolve vários passos e pessoas e pode tornar os custos elevados.

Dica: utilize a metodologia 8D para situações críticas, com problemas recorrentes e que não tenham sido solucionadas com o uso de outras metodologias.

1D: Formação de Equipe

A abordagem é baseada em uma equipe que trabalha em conjunto para resolver um problema. Você deverá garantir que o trabalho em equipe seja coordenado e orientado. E como os procedimentos 8D são usados para resolver problemas específicos, você deverá incluir apenas pessoas competentes ativamente envolvidas no processo e que tenham recebido uma tarefa ou responsabilidade nas etapas subsequentes.

Lembrete: a eficiência de uma equipe não está na quantidade de membros, mas na competência destes para executar as tarefas necessárias.

2D: Descrição do Problema

A resolução de problemas deve ser baseada em fatos, não em opiniões. Você deverá esclarecer o tipo de problema, o que está errado, quão grande é a extensão da falha e quando e quantas vezes isso aconteceu. Quanto mais claramente você definir o problema, maior será a probabilidade de ele ser resolvido, por isso a descrição deve ser específica e fácil de entender. Se possível, especifique uma suposta causa. Uma descrição completa do problema irá oferecer à equipe instruções para resolver o problema e os ajuda a priorizar as tarefas. Por exemplo, o fato de que produtos defeituosos já foram enviados a um cliente é muito importante para decidir quais ações de contenção tomar e para priorizá-las.

Uma boa descrição é a base para a resolução posterior de problemas.

3D: Ações provisórias de contenção

Nesta etapa do Relatório 8D, deve-se limitar a extensão do problema e proteger o cliente. As ações de contenção provisórias são um “primeiro socorro” que protege o cliente do problema até que a causa raiz seja identificada e ações corretivas permanentes sejam implementadas.

As ações de contenção não devem criar novos problemas. Elas devem ser cuidadosamente documentadas com informações precisas (códigos de produtos, números de lote, datas etc.). Essas informações podem ser usadas para verificar a eficácia das ações executadas.

4D: Análise de causa raiz

Para evitar que um problema ocorra novamente, precisamos encontrar sua causa raiz e removê-la. Para identificá-la, é necessária uma análise sistemática e bem documentada. Você deverá testar cada causa possível em relação à descrição do problema e aos dados de teste. A causa raiz costuma estar oculta por outras causas – em raras situações pode haver mais de uma causa raiz – e pode ser difícil de encontrar. Existem muitos métodos para você fazer esta análise, por exemplo, o 5W2H. Clique aqui e leia mais sobre o 5W2H neste artigo que preparamos para você.

5D: Ações corretivas

O objetivo das ações corretivas é remover a causa raiz para evitar que o problema se repita. Se você tomar boas ações corretivas, nunca mais precisará escrever um relatório 8D para este problema. Nesta etapa, o foco deve ser um evento ou problema específico que já surgiu.

Você deverá cuidadosamente documentar as ações corretivas. Cada ação demanda que uma pessoa responsável seja identificada e uma data de implementação seja selecionada. Quando uma ação for concluída, você deverá registrar a data real de implementação e os resultados obtidos.

Para cada causa raiz identificada, geralmente há muitas ações corretivas necessárias.

6D: Implementação e verificação de Ações Corretivas

O objetivo desta etapa do Relatório 8D é verificar se as ações realizadas na etapa 5D removeram a causa raiz. Caso você não tenha conseguido remover completamente a causa raiz, aponte medidas adicionais. Às vezes, é necessário retornar a etapa 4D, a análise de causa raiz, e repetir o ciclo.

7D: Ações preventivas

Com frequência, problemas concretos trazem reflexões sobre outros problemas que podem surgir no mesmo produto ou sobre um mesmo problema surgir em outro produto ou processo. A etapa 7D trata disso.

À primeira vista, esta etapa é muito semelhante à etapa 5D. A diferença entre as duas está no motivo, no objetivo. As ações na etapa 5D visam evitar que um problema existente aconteça novamente. Já as ações preventivas buscam remover as causas de um problema potencial para evitar que ele aconteça. As ações da 7D são, portanto, proativas e orientadas para um evento potencial no futuro.

8D: Equipe e reconhecimento individual

No final de um processo 8D, a equipe deve documentar as lições aprendidas, e – o mais importante – o líder deve reconhecer os esforços da equipe e as contribuições especiais de cada um dos membros e agradecer a todos aqueles que ajudaram a resolver o problema.

Pronto para utilizar a metodologia 8D? Clique aqui e baixe o framework que preparamos para você.

E não deixe de escutar o episódio 10 do nosso podcast, O X da Gestão, onde convidamos a Presidente da ABRH RJ, Lúcia Madeira, para falar sobre O Novo Paradigma de Gestão de Pessoas. Você pode escutar o episódio clicando AQUI.