Faça uma reflexão: você é produtivo ou ocupado?

Entenda a diferença entre os termos e descubra o que mudar para ter um dia produtivo no trabalho.

Estar ocupado durante o dia inteiro não é sinônimo de produtividade. Quantas vezes você já se sentiu sufocado pelas tarefas e, ao final do dia, se sentiu no mesmo lugar, sem progresso nenhum? Pessoas em cargos de liderança têm uma agenda lotada de compromissos, portanto, esse sentimento é comum. Mas fica a reflexão: após o fim do expediente, você sentiu o trabalho andar?

É claro que se organizar para que seu tempo seja otimizado é um bom ponto de partida, mas não é a solução do problema. Para aumentar a produtividade, é essencial ter consciência de cada atividade e definir o que é a prioridade do dia e o que pode ser realizado durante a semana.

Pois a questão é que somos puxados para fora das nossas tarefas a todo momento, mesmo que você não perceba isso. Vamos supor que a sua agenda para a segunda-feira está cheia de compromissos, mas ainda assim você conseguiu aquelas 2 horas preciosas do dia para resolver uma lista de tarefas já pendente da semana anterior. Você só não contava em receber aquele e-mail te convocando para uma reunião de última hora.

E isso não para por aí: essa reunião te atrai para outra situação, que leva para outra, e, no fim do dia, a sua lista de pendências, ao invés de diminuir, acabou aumentando. Não se trata de apenas organizar sua agenda se você não definir as suas prioridades. É assim que se otimiza o tempo.

• Não pegue dezenas de tarefas por dia;
• Priorize as tarefas importantes e fáceis;
• Deixe as mais complexas para o fim;
• Defina se a reunião é necessária: você pode recusar ou resolver a situação com simples e-mail.

Essa é uma forma de você começar a diminuir sua lista. Ao priorizar as mais fáceis, você conseguirá iniciar e chegar ao fim em menos tempo. Temos um artigo em que mostramos como fazer isso através do WIP. Você pode ler clicando AQUI.

O que atrapalha a produtividade do meu dia?

Já citamos alguns fatores que podem atrapalhar seu desempenho profissional, mas o que são as pequenas coisas do dia que ocupam seu horário e o tiram do foco?

Reuniões em excesso

Se reunir é essencial para que os objetivos da equipe estejam alinhados e, também, para resolver questões importantes. O problema é quando as reuniões se tornam longas, cansativas e improdutivas e, como bônus, não te levam a lugar nenhum, a não ser gastar tempo.

Um modo para se resolver isso é que a reunião tenha um propósito e um tempo estipulado, para que, assim, o assunto a ser debatido seja, de fato, discutido e não vire outra coisa. Em seguida, o próximo passo é diminuir o excesso de reuniões. Isso trará ainda mais objetividade para o tempo estipulado. Temos um artigo no qual ensinamos a conduzir melhor suas reuniões com o Design Thinking. Você pode ler clicando AQUI.

Acumular tarefas

Como citamos no começo do texto, as tarefas, se não priorizadas, podem se tornar uma bola de neve. Se você não consegue resolver as da semana anterior, nem as da semana presente, você terá 15 dias de tarefas acumuladas que dificilmente serão resolvidas no mesmo mês.

Fazer várias coisas ao mesmo tempo te deixa ocupado e improdutivo, pois você não consegue focar em apenas uma coisa e fica pulando de tarefa em tarefa. Além de ser cansativo, você dificilmente consegue terminar essas tarefas e, assim, acumula mais coisas para o dia seguinte.

Aqui está um exemplo em que podemos começar a priorizar as tarefas mais importantes e fáceis, para que a lista diminua consideravelmente. A matriz de Eisenhower pode te ajudar a desenvolver essa tarefa.

O retrabalho

Não bastam apenas os acúmulos “normais”, ainda precisamos fazer alguns retrabalhos durante o dia também. Muitas vezes, são causados pela falta de alinhamento e de briefing entre os times. No fim, essa falta de comunicação acaba atrasando ainda mais um trabalho que deveria andar como um relógio, e o serviço acaba voltando para a pilha.

Os incêndios

Se, dia após dia, a sua rotina se baseia em ficar a todo momento apagando os incêndios, é porque a visão estratégica da empresa, a longo prazo, está errada. Imprevistos acontecem, mas se ele está fora de controle, é momento de parar e repensar a estratégia.

Produzimos um artigo com 5 dicas que vão ajudar a melhorar a produtividade da sua empresa. Você pode ler clicando AQUI.

Como o Deep Work pode te ajudar a ser uma pessoa produtiva

Conforme falamos, eliminar as tarefas mais simples vão te ajudar a eliminar o excesso de tarefas, deixando as mais complexas para o final. Mas e quando eu finalmente chegar nelas? Se levarmos em consideração que o seu dia de trabalho é repleto de imprevistos, será difícil manter o nível de concentração que essa tarefa requer.

Uma forma de resolver isso é adotando o Deep Work. Esse conceito foi criado pelo professor Cal Newport em seu livro e é designado para atividades que necessitam de um alto nível de concentração. No Deep Work, a tarefa é realizada sem nenhuma distração, elevando sua capacidade de pensamento ao máximo. É como direcionar toda sua energia para uma única tarefa.

Preparamos um artigo com uma seleção de 5 hacks práticos para trabalhos remotos que podem ajudar na concentração do dia a dia. Você pode ler AQUI.

O esforço para encontrar um equilíbrio e de como ser produtivo é um trabalho a mais que você terá, mas que vai render bons frutos no futuro. No momento, faça essa reflexão e uma autocrítica, se você não está abraçando coisas demais que, no fim, se tornam em não abraçar nada.

Observe a sua equipe também e veja se eles não estão sobrecarregados. A mudança começa por você. Lidere.

Para aprender mais sobre o Deep Work, leia o artigo superespecial que preparamos sobre o tema. Leia clicando AQUI.