Conduza uma reunião melhor com Design Thinking

Descubra como, em quatro simples passos, você pode ter reuniões muito mais produtivas e seu time muito mais engajado

Você já parou para pensar que reuniões não necessárias podem ser oportunidades perdidas?

Segundo a Harvard Business School, 9 em cada 10 pessoas admitem já ter sonhado acordado em alguma reunião de trabalho. Em média, uma empresa realiza mais de 3 bilhões de reuniões anuais. Líderes e gestores gastam quase metade das suas jornadas de trabalho em reuniões. 7 em cada 10 funcionários já reconheceram fazer outras atividades ou trabalhos durante as reuniões. E o dado mais alarmante: 1 em cada 4 reuniões são irrelevantes para todos os participantes.

Isso ocorre porque poucas pessoas sabem planejar reuniões. Como melhorar essa situação? Aplicando os princípios do design thinking.

Como aplicar o design thinking para conduzir reuniões?

O Design Thinking foi popularizado pelo fundador da IDEO, David Kelly, e pelo Instituto de Design de Stanford, e foi inicialmente aplicado ao desenvolvimento de produtos e objetos físicos. Depois, foi levado para o desenvolvimento de produtos digitais. Atualmente, é utilizado em uma variedade imensa de indústrias.

A ideia é colocar o “usuário” no centro da experiência — uma abordagem em quatro passos que também funciona para design de reuniões.

1 - Coloque as pessoas no centro do seu pensamento

Comece colocando sua própria experiência, expectativa e interesse de lado. Foque nas pessoas, em quem será, de fato, afetado pela sua reunião. Faça essas perguntas para si mesmo e desenvolva a sua empatia:

• Quem estará presente na reunião? Como essas pessoas serão afetadas pelo resultado do encontro? Quais são as necessidades dessas pessoas?
• Quem será afetado pelo resultado dessa reunião, mas não está presente nela? Quais são as necessidades dessas pessoas?
• Quais são os principais desafios e oportunidades que surgem no ambiente e cultura em que você está inserido?

Procure essas pessoas que participarão da reunião, ou que serão afetadas por ela, e converse com elas. Mesmo se, no seu caso, essas reuniões forem regulares com as mesmas pessoas, esses feedbacks individuais e periódicos ajudam a construir confiança, revelar questões ocultas e garantem que os participantes se sintam mais envolvidos.

2 - Defina propósitos e resultados almejados

Em seguida, defina uma pauta para o encontro. Depois de exercer a sua empatia e se colocar no lugar de todos os envolvidos na reunião, trace um propósito para a reunião que seja articulado com resultados claros.

Questione-se: se esta reunião for extremamente bem-sucedida, o que as pessoas sentirão, saberão e farão como resultado?

Inclua esses resultados desejados em sua pauta, para que todos os envolvidos entendam o porquê em participar e, assim, se dedicarão mais a produtividade da reunião.

As reuniões costumam ser colocadas no calendário sem um objetivo específico em mente — simplesmente para manter o tempo —, e, como resultado, as pessoas participam da reunião porque acham que devem fazer isso.

Reuniões merecem um propósito claro e resultados desejados claramente articulados. Isso mantém as pessoas concentradas nas tarefas e faz com que elas sintam que seu tempo foi bem investido.

3 - Utilize criatividade para projetar a reunião

A terceira etapa é projetar a reunião de forma criativa. Você já entendeu o ponto principal da sua reunião e qual o objetivo dela, agora, é o momento de projetar a sua reunião.

Esta é a fase em que encorajamos as pessoas a pensarem de forma criativa: coloque suas ideias iniciais de lado e desafie a realidade.

Que tal trazer um pouco de diversão para as reuniões? Como criar um término ou início de reunião mais inusitados e inesperados, quebrando a mesmice? Para despertar ideias e criatividade, será que é possível utilizar filmes, poesias, imagens ou música? O que fazer para a reunião ser uma oportunidade de criação de laços e conexões pessoais?

Inicialmente, isso tudo pode parecer extremamente superficial, mas é extremamente importante. As reuniões são oportunidades não apenas para trabalho, mas também para promover uma cultura de equipe positiva.

4 - Teste seu planejamento de reunião

Assim como um designer de produto colocaria um protótipo inicial como teste para os usuários, no contexto de planejamento de reunião, o protótipo é a pauta que será previamente compartilhada com os participantes.

O feedback dos envolvidos em relação à pauta te ajudará a criar mais empatia, a formular novas hipóteses e perguntas, a desenvolver mais criatividade no planejamento da sua reunião e, por fim, a aumentar o potencial de sucesso do encontro.

A primeira fase cria uma imersão que ajuda as pessoas a se sentirem ouvidas. Assim, você irá criar um vínculo com os participantes.

A segunda fase define objetivos para cada encontro.

A terceira fase leva mais criatividade e experimentação no design da reunião.

A quarta fase, de prototipagem, faz com que as pessoas sintam que seu tempo está sendo valorizado e, como consequência, serão mais responsáveis e mais ativas, contribuindo ativamente no sucesso do encontro.

Isso pode parecer oneroso e trabalhoso de se fazer em todas as reuniões, mas, com a prática, você aprenderá a percorrer esses estágios em cada vez menos tempo e descobrirá que um pequeno investimento inicial economiza um tempo significativo a longo prazo.

Você terá menos reuniões, e as que tiver, serão mais produtivas — às vezes, até divertidas.

E não deixe de escutar o episódio 10 do nosso podcast, O X da Gestão, onde convidamos a Presidente da ABRH RJ, Lúcia Madeira, para falar sobre O Novo Paradigma de Gestão de Pessoas. Você pode escutar o episódio clicando AQUI.