5 hacks práticos de trabalho remoto para aplicar na sua empresa

O seu time perde tempo em reuniões desnecessárias? A gestão de tempo no seu negócio é feita da maneira mais eficaz possível? Confira este guia de boas práticas para o trabalho remoto ou semipresencial.

A pandemia acelerou muitas tendências, desde plataformas de streaming, comércio eletrônico e delivery de alimentos até a adoção generalizada do trabalho remoto ou semipresencial (híbrido).

A sua empresa aproveitou esta oportunidade para melhorar a forma como seus colaboradores trabalham, ou simplesmente colocou seus escritórios online, junto com os maus hábitos que já existiam?

Uma mudança para uma maneira melhor de trabalhar remotamente é desesperadamente necessária.

Se a transformação digital da sua empresa for bem-sucedida, você precisa fornecer aos seus funcionários as ferramentas e sistemas certos para trabalhar em um ambiente digital, distribuído e virtual.

A transformação digital deveria ser um meio para um fim, mas, muitas vezes, é confundida com um fim em si mesma. É por isso que, de acordo com a pesquisa realizada pela McKinsey, 70% de todos os esforços de transformação digital falham – porque são feitos puramente para se tornar digital, sem considerar totalmente o quadro geral.

Por exemplo, em vez de fazer reuniões consecutivas, você recebe chamadas de Zoom repetitivamente? Em vez das interrupções físicas, você percebe que seu trabalho é constantemente interrompido por meio do Slack ou do Microsoft Teams?

Apesar da eliminação dos tempos de deslocamento, as pessoas acabam trabalhando mais horas e com menos eficiência do que antes, resultando em cargas de trabalho mais excessivas e com menos equilíbrio entre vida profissional e pessoal, dois principais fatores de estresse no local de trabalho.

De acordo com um levantamento feito pela Gallup, 83% dos trabalhadores americanos sofrem de estresse no trabalho remoto ou semipresencial, e 85% dos trabalhadores não se consideram engajados no trabalho. Isso é ainda mais trágico quando consideramos que a maioria dos adultos passa cerca de metade de suas horas em que estão acordados no trabalho.

Como mudar a forma de trabalhar remotamente?

A mais recente reforma trabalhista francesa legislou sobre o direito do trabalhador de estar desconectado. Empresas como a Meta criaram uma regra de que, um dia por semana, é proibido fazer reuniões.

Esse tipo de iniciativa, apesar de bem-intencionada, alcança pouco se as normas tóxicas que roubam a autonomia e o controle dos trabalhadores do conhecimento permanecerem em vigor.

Mais eficiente é ajudar os trabalhadores remotos a controlar suas cargas de trabalho e mitigar os conflitos de equilíbrio entre vida profissional e pessoal, afastando-se da hiper-responsividade e da comunicação em tempo real para uma maior comunicação assíncrona – o tipo que realmente dá às pessoas a liberdade de decidir quando e onde trabalhar.

Pensando nisso, separamos 5 ferramentas que podem ajudar os colaboradores da sua empresa a trabalharem melhor:

1 - Gerenciadores de tarefas

Um trabalhador, em média, recebe cerca de 121 e-mails comerciais por dia, gasta cerca de 23% do tempo em e-mails desnecessários e envia cerca de 200 mensagens instantâneas por semana por meio de plataformas como o Slack.

Essa dependência de e-mail e mensagens instantâneas deixa o colaborador em um ciclo de hiper-responsividade, verificando e-mails uma vez a cada seis minutos como resultado e, provavelmente, permanecendo conectado ao Slack o dia todo.

Uma ferramenta de gestão de tarefas, como o ClickUp (utilizado aqui na xTree) ou Trello, Asana, Monday e Basecamp, fornecem uma fonte transparente única de verdade para o status das tarefas do projeto e nos dão uma visão clara do que os nossos colegas estão trabalhando, quando e quanto progresso foi feito.

Além disso, essas ferramentas permitem que os usuários deixem comentários e façam perguntas de uma forma que promova respostas assíncronas. Elas ajudam a evitar que o time seja vítima de sempre resolver arbitrariamente o que é urgente do que é, de fato, importante. Por isso, separamos três ferramentas com frameworks gratuitos para você aplicar na sua empresa: Matriz de Eisenhower, Matriz GUT e Matriz RAB.

2 - Ferramentas para Deep Work (Foco)

Segundo um artigo do The Economist, as reuniões desperdiçam 80% do tempo para 80% das pessoas presentes. Um estudo liderado pela professora da Harvard Business School, Leslie Perlow, afirma que 71% dos executivos seniores acham as reuniões improdutivas e ineficientes.

Para isso, é preciso acabar com a reserva indiscriminada de tempo nas agendas de nossos colegas com pouca consideração por suas prioridades e compromissos.

Uma forma de guardar esse horário para si é estimular com que todos da sua empresa tenham um horário reservado para praticar o Deep Work, conceito popularizado por Cal Newport em seu livro de mesmo nome.

Essencialmente, refere-se a um período que as pessoas reservam para si, para mergulharem em seus pensamentos, em tarefas que exigem um trabalho mais imersivo e profundo.

Algumas dicas para quem for realizar o Deep Work: utilize o recurso Focus Time no Google Calendar. Durante o expediente, você irá indicar na agenda um período determinado de tempo que não deseja ser interrompido. O recurso, inclusive, recusa automaticamente todos os convites para reuniões. Comece criando metas pessoais com intervalos curtos e vá aumentando. Desconecte-se e foque 100% nessa atividade.

Para realizar essa prática de Deep Work, exige-se foco e comprometimento. Mas é possível. Duas vezes por ano, Bill Gates se isola na sua casa afastada e realiza uma think week. Literalmente, uma semana para pensar.

3 - Ferramentas colaborativas

Documentos compartilhados capacitam as pessoas a trabalhar no mesmo documento de forma assíncrona, sem arcar com o ônus do controle de versões e versões de um mesmo documento.

Exemplos simples disso incluem o Google Docs e estendem-se ao Dropbox Paper e a ferramenta de design de interface do usuário, Invision, todos com suporte para anotações em documentos e marcação de membros da equipe.

Plataformas de colaboração visual, como Miro (muito utilizada pela xTree) e Mural, oferecem suporte a quadros brancos assíncronos e em tempo real para brainstorming e trabalho de estratégia.

4 - Plugins para filtros de mensagens instantâneas

Os plugins podem ajudar a desacelerar efetivamente aplicativos como o Slack, tirando-nos de um ciclo de visualização e compartilhamento de conteúdos não produtivos no dia a dia de trabalho, levando-nos a um uso mais assíncrono de plataformas de mensagens instantâneas.

Podemos escapar da sobrecarga de informações com o plugin Must-Read, que fornece apenas mensagens nas quais os colegas marcaram você.

5 - Email

Plugins como BlockSite, Freedom ou Inbox Pause podem bloquear o fluxo constante de e-mails durante períodos do dia. Os plugins do Gmail, como o Quick Compose, abrem apenas a janela de composição de e-mail quando precisamos escrever um e-mail.

Existe uma infinidade de ferramentas digitais disponíveis, mas vale lembrar que elas são tão eficazes quanto a efetividade com que você as usa, e o alinhamento entre gerentes e funcionários é fundamental para o sucesso de qualquer iniciativa de transformação digital.

Os líderes devem dar o exemplo e comunicar que não há problema em não responder às coisas em tempo real, recusar solicitações de reunião, desativar as notificações e que não há problema em não ficar online o dia todo.

Fazer isso não apenas dará às pessoas uma chance de combater o estado crônico de estresse e engajamento no local de trabalho em todo o mundo, mas também as ajudará a vencer a batalha pelo talento, algo que só pode ser bom para os resultados.

Neste próximo artigo, você encontrará mais 5 dicas para aumentar a produtividade dos seus colaboradores durante o trabalho. Você pode ler clicando AQUI.