PM Canvas: conheça uma metodologia de planejamento de projeto inspirada em conceitos de neurociência e Design Thinking

Com esta Ferramenta Prática de Gestão você e seu time vão desenvolver projetos de uma forma mais visual e amigável

O que é PM Canvas e quais são seus benefícios?

Criado em 2009, a partir da metodologia do Business Model de Alex Osterwalder e Yves Pigneur, o PM Canvas é uma Ferramenta Prática de Gestão para líderes que desejam impulsionar seus negócios a partir de metodologias inovadoras que estruturam a estratégia da empresa.

O autor do PM Canvas, José Finocchio, desenvolveu esta metodologia baseando-se na neurociência para o desenvolvimento e gerenciamento de projetos.

• Neurociência: ciência que estuda o sistema nervoso para compreender seu funcionamento, estrutura, desenvolvimento e eventuais alterações.

Segundo José Finocchio, entender como funciona a mente, a comunicação e a troca de informações permite que seu projeto seja mais bem estruturado.

Como funciona o PM Canvas?

Ao preencher este framework, você e sua equipe farão um brainstorming sobre o seu projeto. Dessa forma, seu time ganhará mais foco, pois enxergará objetivos tangíveis e terá uma visualização mais gráfica do projeto, o que facilita seu entendimento e realização.

Vale ressaltar que esta é uma Ferramenta Prática de Gestão que pode ser utilizada por empresas de qualquer porte e setor. Entre as empresas que já utilizam esta metodologia estão Ambev, Comitê Olímpico Brasileiro, Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Natura.

Como preencher o PM Canvas?

Para iniciar seu PM Canvas, utilize a metodologia 5W2H para responder cinco perguntas fundamentais: Por quê? O quê? Quem? Como? Quando e Quanto?

Você já reparou que as duas primeiras perguntas que um cliente faz são sempre sobre o prazo e verba (Quando e Quanto) do projeto? São perguntas-chave, mas no preenchimento do PM Canvas elas serão as últimas a serem respondidas, porque só depois de ter feito todo o brainstorming e ter estruturado o seu projeto é que você estará apto a dar uma resposta realista para o seu cliente.

Por isso, é indispensável ter em mente a ordem de cada item dentro do PM Canvas: à medida que você for respondendo cada pergunta, a próxima ficará mais fácil. Portanto, não pule etapas nem inverta processos. Lembre-se: esta ferramenta foi desenvolvida pensando na neurociência.

O Pitch

Descreva o seu projeto de forma simples. Neste campo, resuma o seu projeto em uma só frase, de forma sucinta e clara.

Por quê?

Esta primeira pergunta permite entender o porquê de estar realizando o projeto, a situação atual da empresa, suas dores e necessidades.

1. Justificativa: Quais desafios a empresa enfrenta e quais necessidades não estão sendo supridas no momento?
2. Objetivo Smart: Qual o objetivo do projeto? Escreva de forma “smart”, ou seja: Specific (específico), Measurable (mensurável), Attainable (alcançável), Realistic (realista) e Time Bound (guiado por um prazo).
3. Benefícios: O que seu negócio conquistará após a realização desse projeto? Especifique cada benefício.

O quê?

Para responder essa pergunta, você deve listar quais produtos, serviços ou resultados serão entregues na conclusão do projeto.

1. Produto: Este será o resultado final do projeto, que pode ser um produto, um serviço ou um resultado único.
2. Requisitos: Aqui você especificará as qualidades e características que o produto deve ter para entregar o máximo de valor possível ao cliente.

Quem?

Defina todos os envolvidos no projeto: stakeholders, membros da equipe e gerente do projeto.

1. Stakeholders: Quem são os envolvidos que não estão subordinados ao gerente de projeto?
2. Equipe: Todos os responsáveis por produzir as entregas do projeto.
3. Gerente de projeto: quem é o responsável para conduzir o projeto?

Dependendo da empresa, além do gerente do projeto, trabalhe com um especialista do negócio específico e um especialista de gestão de projetos da organização. Ambos podem trazer críticas positivas para o Canvas, fazendo com que o projeto fique mais alinhado à visão da empresa.

Como?

Como o trabalho será entregue no projeto? Para que tudo ocorra conforme o planejado, é necessário definir as entregas, premissas e restrições.

1. Premissas: Quais são as suposições dadas como certas sobre o ambiente e os fatores externos ao projeto, que não estão sob controle do gerente de projeto?
2. Grupos de entregas: Existem componentes concretos – mensuráveis e tangíveis – que serão gerados pelo projeto?
3. Restrições: Quais são as limitações do projeto, de qualquer natureza e origem, que impactam no desenvolvimento do trabalho da equipe?

Quando e Quanto?

Por último, você definirá quando o projeto será concluído e quanto custará para a empresa.

1. Riscos: Existem eventos futuros ou incertezas que têm relevância para esse projeto?
2. Linha do tempo: Quando vão ocorrer as entregas? A metodologia PM Canvas recomenda trabalhar com 4 períodos de entregas diferentes. Desta forma, a cada entrega você pode alinhar as expectativas e resultados com o cliente.
3. Custos: Qual o valor máximo que será gasto para concluir esse projeto? Distribua os custos para cada período de entrega já definido.

Dicas finais para implementar o PM Canvas na sua empresa

1. Padronize processos: simplifique e otimize a rotina.
2. Alinhe os fluxos de trabalho: entenda as dependências entre cada atividade e membro da equipe.
3. Simplifique a priorização e seleção de projetos: existem algumas metodologias para avaliar qual projeto deve ser priorizado. Sobre isso, leia aqui o artigo que preparamos sobre a Matriz de Eisenhower.
4. Descreva os papéis e responsabilidades: para que o projeto se desenvolva de forma perfeita, é primordial formalizar o envolvimento e responsabilidade de cada um.
5. Crie uma comunicação eficiente: promova a integração dos envolvidos (stakeholders) em diferentes níveis do projeto, evitando a propagação de ideias e conceitos equivocados.

Pronto para desenvolver projetos com seu time, com mais clareza e assertividade?

Clique aqui e baixe o framework editável.