Kanban: conheça esta ferramenta prática de gestão de tarefas

Com agilidade e transparência, você e seu teu time vão ganhar mais organização, velocidade e clareza na gestão das tarefas diárias

O que é Kanban?

No final da década de 1940, a Toyota começou a otimizar seus processos de engenharia com base no modelo que os supermercados usam para estocar suas prateleiras. Desta forma, a fábrica passou a alinhar seus estoques com o consumo real de materiais. Para comunicar os níveis de capacidade em tempo real na fábrica (e para os fornecedores), os trabalhadores passariam um cartão, significado de kanban em japonês, entre as equipes.

Embora a tecnologia de sinalização desse processo tenha evoluído desde a década de 1940, esse mesmo processo de fabricação just in time (JIT, ou uma de cada vez) ainda está no centro dele.

Hoje em dia esse método é utilizado por equipes de marketing, desenvolvimento de software, prestação de serviços, e muitas outras, como uma ferramenta prática de gestão de tarefas de forma ágil e estruturada.

Com o método Kanban é possível ter uma comunicação em tempo real e total transparência no trabalho: as tarefas do projeto são apresentadas visualmente em um quadro Kanban, permitindo que os membros da equipe vejam, a qualquer momento, o estado de cada etapa.

Vantagens do Kanban

O sistema Kanban é uma ferramenta de controle de produção e/ou gestão de tarefas que tem como principal característica ser extremamente ágil e visual.

Ágil – tudo é gerenciado com rapidez, de acordo com o ritmo de trabalho das equipes, que têm prazos apertados e não querem nem podem perder tempo.

Visual – organiza e exibe as tarefas em colunas e cartões, que podem ser coloridos de forma a facilitar a todos do time a visualização de cada tarefa e do todo.

Esses dois pilares resultam em alguns benefícios, como:

• maior planejamento, já que todas as tarefas e etapas são mapeadas
• maior autonomia para cada membro do time realizar suas tarefas
• priorização de tarefas
• aumento da produtividade e da velocidade nas entregas
• maior foco e transparência em todo o ciclo de desenvolvimento
• redução de custos
• maior colaboração entre os membros do time

Como funciona o Kanban?

Para entender seu funcionamento é preciso conhecer suas três partes principais.

1. Quadro Kanban: O trabalho de todas as equipes Kanban gira em torno de um quadro Kanban, uma ferramenta usada para visualizar e otimizar o fluxo do trabalho entre os membros do time.

Dica: Embora os quadros físicos com post-its sejam populares, recomendamos montar um Kanban online com quadros virtuais. Eles são um recurso crucial em qualquer ferramenta ágil de desenvolvimento por sua rastreabilidade, acessibilidade a partir de diferentes locais e por facilitar a colaboração dos membros das equipes.

A função do quadro é garantir que o trabalho da equipe seja visualizado, o fluxo de trabalho seja padronizado e todos os bloqueadores e dependências sejam imediatamente identificados e resolvidos.

2. Colunas: Cada coluna em um quadro Kanban representa um status do cartão. Geralmente, existem três colunas:

1. Tarefas pendentes
2. Em andamento
3. Concluídas

Dica: Recomendamos 4 colunas: entre “Em andamento” e “Concluídas”, a criação da coluna “Validação”. Nesta coluna será testada e validada a tarefa antes de ser concluída.

Dependendo das especificidades de uma equipe, de seus objetivos e de sua estrutura, o fluxo de trabalho pode contar com outras etapas para atender ao processo exclusivo do time. Crie outras colunas de acordo com a necessidade do seu time.

Os cartões devem ser movidos entre as colunas conforme seu status for mudando, dando um panorama do que está pendente e do que já foi concluído.

3. Cartões Kanban

Para equipes Kanban, cada item do trabalho é representado por um cartão específico dentro do quadro. Desta forma, os membros da equipe acompanham o fluxo do trabalho de uma forma completamente visual.

Cada cartão Kanban traz as informações críticas de um trabalho específico, dando à equipe visibilidade total sobre quem é responsável por essa etapa, o que está sendo realizado e qual é o prazo.

Dica: Em um cartão virtual, você pode anexar imagens ou prints, indicar um link para o trabalho que está sendo realizado, entre outras possibilidades. Você pode, ainda, conectar o seu cartão a outras ferramentas, dashboards e apps que atendem às necessidades específicas da sua equipe. Por isso, recomendamos que você desenvolva um quadro Kanban online.

Quanto mais detalhado e claro o seu cartão Kanban estiver, mais a sua equipe terá foco e rastreabilidade e mais rapidamente conseguirá identificar bloqueadores e interdependências dentro do time.

O tempo de ciclo

O tempo de ciclo é a quantidade de tempo necessário para uma unidade de trabalho percorrer o fluxo de trabalho da equipe – desde o momento em que o trabalho começa até o momento em que é finalizado. Ao otimizar o tempo de ciclo, a equipe pode prever com segurança a entrega de trabalhos futuros. Por isso, esta é uma métrica-chave para equipes Kanban.

Importante: Em uma estrutura Kanban, é responsabilidade da equipe inteira garantir que o trabalho ocorra sem problemas durante o processo.

Multitarefas e o Kanban

Quanto mais itens de trabalho em andamento em um determinado momento, maior será a distribuição de foco, o que atrapalha seu caminho até a conclusão. Multitarefas destinadas a uma só pessoa do time enfraquece a efetividade do Kanban. Por isso, no Kanban é fundamental limitar a quantidade de trabalho em andamento.

Dica: Para saber quais são as atividades que você deve priorizar, experimente utilizar a Matriz de Eisenhower. Clique aqui e veja o artigo que preparamos para você.

Entrega contínua e integração contínua

A entrega contínua é a prática de entregar produtos/serviços para os clientes com frequência. Já a integração contínua é construir e testar de forma incremental ao longo do dia. Juntos, eles formam um pipeline de entrega e teste que é essencial para que as equipes ganhem mais rapidez e qualidade nas entregas.

O Kanban e a entrega e integração contínuas complementam-se perfeitamente, porque ambas as técnicas se concentram na otimização de fluxo e entrega de valor just in time.

Diferença e semelhanças entre Kanban e Scrum

Scrum é um método ágil para gestão de projetos. Ele reúne um conjunto de boas práticas, como reuniões periódicas, lista de requisitos a serem atendidos, feedbacks constantes, entre outros.

Para entender mais aprofundadamente o Scrum, clique aqui e veja o artigo que preparamos para você.

Algumas equipes, dependendo das suas necessidades, combinam a metodologia Kanban com Scrum. Elas combinam sprints regulares de periodicidade fixa com tempo de ciclo e entrega contínua do Kanban.

Porém, para equipes que ainda não dominam nenhuma das duas metodologias e que estão começando agora com o Agile, recomendamos a escolha de uma só metodologia.

Preparamos para você um quadro no Trello com uma estrutura de Kanban para você utilizar com a sua equipe. Acesse aqui.

Quer aprender a copiar este quadro do Trello? Veja este vídeo que preparamos para você:

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