Matriz de Urgência ou Importância

Saiba como priorizar tarefas e tomar as decisões corretas com a Matriz Eisenhower

“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.” Dwight Eisenhower, 34º Presidente Americano

Você sabia que somente no século XX foi criado um plural para a palavra Prioridade? De forma irracional acreditamos que mudando a palavra para prioridades daríamos um jeito de conseguir várias “primeiras” coisas.

“ Quando muitas tarefas são prioritárias, parece que, na verdade, nenhuma é”. Greg McKeown em Essencialismo, a disciplinada busca por menos

Certamente você já deve ter tido aquela sensação de que está ocupado, tem muitas tarefas para executar, mas não sabe por onde começar. Ou teve a impressão de que investiu muito do seu tempo em algo que, no fundo, não era tão importante assim. Ou, ainda, percebeu que as tarefas mais importantes são deixadas de lado quando outras aparecem de repente ou são chamadas de urgentes.

Por que não conseguimos definir o que é Prioridade?

Observamos na última década o aumento exponencial de opções relativas a quase tudo.

“ Daqui a algumas centenas de anos, quando a história do nosso tempo for escrita de um ponto de vista de longo prazo, é provável que, para os historiadores, o acontecimento mais transformador não seja a tecnologia, a internet nem o comércio eletrônico. Será a mudança sem precedentes da condição humana. Pela primeira vez um número substancial e crescente de pessoas têm opção. E a sociedade está totalmente despreparada para lidar com isso.” Peter Drucker

E estamos despreparados para lidar com tantas opções, porque não conseguimos definir o que é prioridade.

A ferramenta prática para tomada de decisões que apresentarei a seguir surgiu há meio século, e seu autor era um sujeito bastante ocupado, Dwight Eisenhower, o 34º Presidente Americano.

Matriz de Urgência ou Importância

A ideia inicial é organizar todas as suas tarefas em quadrantes com dois eixos: um de Importância e outro de Urgência. Cada quadrante recebe um peso – de 1 a 4 – dependendo da sua prioridade.

1. O que está no quadrante superior direito é o que você deve focar e fazer imediatamente. Neste quadrante encontram-se as metas e objetivos, soluções para grandes crises, oportunidades momentâneas, problemas urgentes, reuniões estratégicas e atividades programadas.
2. No quadrante superior esquerdo fica o que é importante, mas não urgente. Ou seja, não precisa ser feito agora, mas não pode ser negligenciado. Você terá que programar quando irá executar essas tarefas, que podem ser planejamentos, preparações, prevenções, definição de valores, treinamentos, recreação e atividades ligadas aos relacionamentos afetivos.
3. No quadrante inferior direito ficam as atividades que podem ser delegadas. Você terá que definir quem poderá executar essas tarefas e passar o briefing e o prazo. Como exemplo, temos entrevistas e reuniões inesperadas, opiniões sobre relatórios, urgências de terceiros, revisão de documentos etc.
4. No quadrante inferior esquerdo ficam atividades que não são produtivas e devem ser eliminadas. Como exemplo, trabalhos sem importância, interrupções que ocorrem recorrentemente ao longo do dia, correspondências irrelevantes, reuniões sem propósito, atividades alienantes, tudo em que você “perde tempo” em vez de investir o tempo.

Dica: deixe visível a sua Matriz de Urgência ou Importância

Assim como é fundamental tomar as decisões e organizá-las, para que a Matriz funcione é necessário deixá-la visível no seu dia a dia.

Organize as atividades na sua agenda ou no seu gerenciador de tarefas, como o Trello por exemplo. Crie uma coluna para cada quadrante e organize o que você deve executar dentro deste esquema.

Importante: cada pessoa terá uma Matriz de Urgência ou Importância diferente

Definir o que é importante e o que é urgente será diferente para cada pessoa Para você, como líder, estar presente em uma reunião em que serão vistas as atividades que o time executará na semana pode ser irrelevante. Delegar para um gerente será a solução. Já para um analista, essa reunião será fundamental para que ele saiba o que deve priorizar e executar ao longo da semana.

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