Software as a Service (SaaS)

Entenda tudo sobre esse serviço baseado em nuvem e sua importância para trabalho remoto e híbrido, e saiba como gerenciá-lo

O que é SaaS?

Software as a Service (SaaS), em português, software como serviço, é uma forma de comercialização e distribuição de softwares. Em vez do usuário utilizar um software local em computador, ele acessa um aplicativo baseado na nuvem.

SaaS atendem diferentes áreas e tarefas. Há softwares de escritório, comunicações unificadas, aplicativos de negócios, entretenimento e armazenamento.

Exemplos de SaaS:

• O aplicativo de produtividade Office 365, da Microsoft
• A plataforma de CRM Salesforce
• O streaming de vídeo Netflix
• O recurso para armazenamento e compartilhamento de arquivos Dropbox
• O streaming de áudio Spotify
• O aplicativo de engenharia e arquitetura Autodesk
• O aplicativo para inbound marketing RD Station

SaaS e nova realidade

De acordo com uma pesquisa feita pela Gartner: Global Research and Advisory Company, o software as a service é o maior setor do mercado de computação em nuvem e deve crescer para US$ 117,7 bilhões em 2021 (um aumento de 16% em relação ao ano anterior).

Fonte: Gartner. “Gartner Forecasts Worldwide Public Cloud End-User Spending to Grow 18% in 2021”. nov/2020.

Esse crescimento foi impulsionado pelas necessidades de suporte ao trabalho remoto criadas pela pandemia, já que os SaaS permitem trabalho síncrono e assíncrono de diferentes pessoas em diferentes locais.

Os principais benefícios do SaaS

Atualização do Software

O upgrade do aplicativo acontece automaticamente, sem gerar custos operacionais, afinal, a aplicação está armazenada na nuvem. O fornecedor pode atualizar o software centralmente, sem afetar as operações dos usuários. Isso é o oposto do que acontece com um software local.

Implementação rápida

Como o fabricante é o responsável pela infraestrutura do produto, a implementação é rápida para o cliente. Basta fazer login e utilizar os recursos.

Baixo Custo

Antes de ser lançado no mercado, um software passa por diversos testes com usuários e análise de fit com o modelo do negócio. Assim, o modelo de cobrança dos SaaS permite que o custo de aquisição da aplicação seja econômica e assertiva.

Gerenciamento Operacional

No modelo de Software On-Demand, o processo para assinar e cancelar o serviço é simples e rápido. Já a Gestão Centralizada permite gerenciar as assinaturas ativas e realizar demais tarefas administrativas com facilidade. Desta forma, garante-se que os usuários ativos tenham à sua disposição a versão/edição atualizada do software.

Acessibilidade

O aplicativo SaaS pode ser executado independentemente do sistema operacional utilizado. Seja Windows, Mac ou Linux (ou mesmo em smartphones com Android ou iOS), o aplicativo permanecerá acessível.

Segurança

Por ser hospedado em nuvem, o modelo SaaS pode ser rapidamente alterado, por exemplo, passar por instalação de novos recursos e atualizações de segurança. Já o software local permanece mais vulnerável a ataques.

Independência de Hardwares

Para instalar softwares locais muitas vezes é necessário um investimento inicial em servidores, hardwares e switches, principalmente no caso de PCs corporativos. O SaaS elimina essa necessidade. Assim, qualquer empresa, não importa o tamanho, pode usar o aplicativo SaaS.

Escalonável

Para adicionar ou retirar usuários do seu serviço basta ajustar seu plano conforme a necessidade – em vez de ter que comprar mais hardware ao expandir ou, então, ter que deixar equipamentos caros sem uso.

Armazenamento simplificado

Ao ter um software local, é preciso investir em backups para se prevenir em caso de falha de hardware ou perda de dados. Com o SaaS, os dados são automaticamente salvos na nuvem. Além da segurança, há a vantagem de os usuários poderem utilizar a aplicação em diversos dispositivos sem perder seus dados, sendo necessário, apenas, acessar a sua conta. Em época de trabalho remoto, essa é uma imensa vantagem.

Personalização

Entre as vantagens do SaaS está o fato deste ser gerido por uma plataforma centralizada. Ou seja, a empresa do software pode analisar os dados e personalizar o software segundo seu gosto pessoal. Exemplo: de acordo com o que você gosta de assistir na Netflix, filmes e séries específicos são sugeridos para você.

Já a principal desvantagem dos SaaS é a dependência de conexão com a internet para o funcionamento. Porém, com o crescimento do 5G e melhor estruturação das redes de internet, essa desvantagem se torna cada vez menos um problema.

Como gerenciar aplicações SaaS na sua empresa? De acordo com uma pesquisa da consultoria Hurwitz & Associates, em média, uma empresa assina 15 aplicativos SaaS. Mas você já avaliou como tem sido feito o gerenciamento de SaaS na sua empresa? Será que está utilizando o melhor aproveitamento e investimento?

A primeira parte para gerenciar o SaaS na sua empresa é entender o ciclo de vida dele:

1 – Cadastro

A seguir, algumas informações que o time operacional deve juntar ao contratar um SaaS:

• Uso: na empresa, quem utilizará o serviço? Quão importante ele é para o funcionamento do negócio? Uma dica é listar os SaaS em ordem de prioridade para sua organização.
• Direitos de uso: qual o número de usuários e computadores ou dispositivos que utilizarão o aplicativo na empresa?
• Orçamento: qual o custo unitário de cada licença e qual o valor total do contrato? Existe uma ordem de priorização para novos usuários e renovações? O budget está sendo dimensionado de forma eficaz?
• Adicionais: existe uma carência? Alguma condição mínima? A renovação será automática?

2. Gerenciamento do SaaS

Após contratar o SaaS, o time de Operações deve rastrear o seu uso. Se os usuários utilizam poucas features do aplicativo, será que é possível contratar uma versão mais enxuta? Ou será que, ainda de acordo com o uso do SaaS, é necessário fazer um upgrade para uma versão mais completa?

Se alguém do seu time não utiliza o SaaS contratado, será por ter alguma dificuldade para usá-lo? Ou será que encontrou uma alternativa melhor? É preciso fazer um treinamento para uso desse aplicativo?

Exemplo: aqui na xTree utilizávamos o Trello para fazer a gestão de tarefas. Com o tempo, o time encontrou algumas limitações e as apontou para o time operacional. Após uma extensa pesquisa, foi decidido migrar para o ClickUp. Para isso, o time operacional fez as migrações dos boards e treinou a equipe para usar esse novo aplicativo.

Pontos importantes para o gerenciamento do SaaS:

• Usuários Ativos – Quem utiliza e por quanto tempo?
• Usuários Inativos – Quem tem a licença mas não utiliza?
• Features – Quais features são usadas?
• Versão – Qual versão está sendo usada? Vale a pena fazer um upgrade? Qual será o impacto ao fazer um downgrade?
• Alternativas – Alguém utiliza uma solução alternativa a esse serviço? Essa solução é melhor ou pior?

3. Renovação

Após reunir as informações de gerenciamento e concluir que vale a pena renovar esse serviço, é necessário entender:

• Qual é o escopo da renovação?
• O que queremos atingir com a renovação? Existem metas pré-estabelecidas?

As renovações de serviços mais críticos para a empresa e/ou que exigem maior orçamento devem ser o foco do time de Operações..

Dica: existem no mercado algumas ferramentas para gerenciar renovações de SaaS, como o ServiceNow e Snow Software.

Como vimos, o SaaS é uma ótima solução para garantir que seu time tenha acesso às ferramentas mais adequadas e atuais do mercado. Isso é um passo indispensável na direção do sucesso da sua empresa.

Mas há outro passo importante: uma boa Employee Experience (EX), que permite que todos se sintam satisfeitos no trabalho e, consequentemente, apresentem os melhores resultados possíveis.

E não deixe de escutar o episódio 10 do nosso podcast, O X da Gestão, onde convidamos a Presidente da ABRH RJ, Lúcia Madeira, para falar sobre O Novo Paradigma de Gestão de Pessoas. Você pode escutar o episódio clicando AQUI.