RICE: Aprenda a decidir no que trabalhar primeiro

Conheça um sistema de pontuação que mede cada iniciativa em relação a quatro fatores: alcance, impacto, confiança e esforço

A priorização é um desafio constante na sua empresa? Como você e o seu time decidem o que deve ser feito primeiro? Nem sempre os projetos mais importantes para a sua empresa são os mais desafiadores e emocionantes para o seu time. É aqui, então, que entra o RICE, um sistema de pontuação que cria uma estrutura de priorização baseada em quatro fatores combinados a partir de um método próprio. Essa estrutura de priorização vai ajudar você e a sua equipe a tomar decisões mais bem informadas sobre qual trabalho deve ser feito primeiro.

RICE: Quatro fatores para avaliar a prioridade

RICE é um acrônimo para reach, impact, confidence e effort (alcance, impacto, confiança e esforço, respectivamente).

Alcance

O alcance é medido em número de pessoas/eventos por período de tempo. Isto é, podem ser “clientes por trimestre” ou “transações por mês”. Tanto quanto possível, use medidas reais de métricas de produto em vez de números aleatórios.

Impacto

Para se concentrar em um projeto que impulsione sua meta, estime o impacto que ele terá em uma única pessoa. É difícil medir com precisão esse impacto, por isso, a metodologia utiliza uma escala de múltipla escolha:

• 3 impacto massivo
• 2 alto
• 1 médio
• 0,5 baixo
• 0,25 mínimo

Determinar um número para o impacto pode não parecer muito científico, mas lembre-se da alternativa: uma confusão emaranhada, sem priorização. Com o tempo, escolher esse número ficará cada vez mais fácil, porque você terá uma maior base para comparação.

O número do impacto será multiplicado pela pontuação final. Assim, caso ela seja acima de 1, ele aumentará; do contrário, caso seja abaixo de 1, diminuirá.

Confiança

Para conter o entusiasmo por ideias empolgantes mas mal definidas, leve em consideração seu nível de confiança. Se você acha que um projeto pode ter um impacto grande, mas não tem dados que confirmem isso, a confiança permite que você controle a situação.

Podemos dizer, então, que a confiança é o que evita a paralisia das decisões. Para calculá-la, a metodologia utiliza, de novo, uma escala de múltipla escolha, dessa vez em porcentual.

• 0% a 50% – baixo
• 51% a 80% – médio
• 81% a 100% – sentimento de alta confiança

Qualquer coisa abaixo de alta confiança é irrelevante, afinal, todo líder precisa de apoio e confiança do time para realizar qualquer projeto.

Esforço

Para avançar rapidamente e causar impacto com o mínimo de esforço, estime o tempo total que um projeto exigirá de todos os membros de sua equipe.

O esforço é estimado a partir do número de trabalhos que um membro da equipe pode fazer em um mês. Assim, quantas “pessoas-mês” esse projeto exige? Ao contrário dos outros fatores dessa fórmula, o esforço é um ponto negativo, por isso, divide o impacto total.

Como calcular a pontuação RICE?

Após responder às seguintes questões:

• Alcance: quantas pessoas isso impactará?
• Impacto: quanto isso impactará cada pessoa?
• Confiança: quão confiante você está em suas estimativas?
• Esforço: quantas “pessoas-mês” isso vai levar?

Depois de estimar esses fatores, combine-os nesta fórmula para saber a pontuação e, a partir disso, compare os projetos rapidamente:

A pontuação final expressa o “impacto total por tempo trabalhado”, exatamente aquilo que você busca maximizar.

Atenção: não existe uma Pontuação RICE ideal, ela varia de empresa para empresa. Esse sistema tem como intuito ser comparativo, ou seja, ele possibilita que você faça o cálculo para diversos projetos e contraponha os resultados. Algum projeto está com a pontuação muito alta ou muito baixa? Nesse caso, repense e altere suas estimativas ou aceite que seu instinto pode estar errado.

O RICE exige uma reflexão crítica e sincera sobre os impactos que um projeto pode causar e o esforço necessário para concretizá-lo, e, por isso, acaba por ser um instrumento de enorme valor para a decisão a respeito de ideias e projetos difíceis de comparar.

Como usar pontuações RICE de forma eficaz

As pontuações RICE não devem ser encaradas como uma regra inflexível e limitadora. Em certos casos, projetos com pontuações baixas podem ser executados primeiro. Por exemplo, caso seja uma dependência de outro projeto, indispensável para que este último seja possível, ou mesmo em caso de uma aposta da empresa, um projeto no qual se queira arriscar.

Também pode acontecer de demandas internas e/ou externas levarem a uma troca na ordem dos projetos a serem executados. Nesse caso, seguir o sistema de pontuação ajuda você e a sua equipe a identificar essa troca sem perder de vista a priorização dos trabalhos.

O método RICE exige que as equipes de produto, antes de quantificar suas métricas de produto, tornem-as SMART, isto é, específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e – como visto no parâmetro para a pontuação de alcance – baseadas no tempo.

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Atenção: as estimativas nunca serão 100% precisas, pois a priorização do RICE é um exercício para quantificar recursos tendo em conta o nível de confiança que as equipes têm em suas estimativas.

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