People analytics: como conduzir pesquisas na sua empresa

Em 2004, Larry Page e Sergey Brin pediram a Stacy Sullivan, então Chefe de RH e agora Diretora de Cultura do Google, que entrevistasse os funcionários do Google, ou Googlers, e formulasse um relatório a partir das respostas que indicasse como eles se sentiam em relação ao trabalho

Naquela época, a empresa já tinha milhares de Googlers, e Stacy percebeu que as entrevistas cara a cara (como fazia no passado) já não eram a forma mais eficiente de avaliar os sentimentos dos funcionários. Foi então que surgiu a primeira versão de uma pesquisa interna do Google.

As pesquisas são uma ótima maneira de coletar dados sobre uma organização. Seja uma pesquisa anual, um formulário de feedback ou uma avaliação pós-treinamento, a coleta de dados diretamente com os funcionários pode indicar quais decisões a empresa deve tomar e orientar a ação organizacional. People Analytics é isso: guiar a Gestão de Pessoas da sua empresa com base na análise de dados.

“Uma boa pesquisa dá muito trabalho; uma má pesquisa não vale a pena ser feita.” ~ Mantra Googler

Declare seus objetivos antes de pesquisar

No início, você deve pensar no final. Que ações resultarão da pesquisa? Que decisões diferentes você está pronto a tomar ‒ ou o que permanecerá igual ‒ com base nos resultados? Antes de criar uma pesquisa, considere:

Você consegue definir claramente seus objetivos para a pesquisa? Você consegue expor suas questões principais de forma concisa? As demais lideranças apoiarão e defenderão a pesquisa? Você tem hipóteses que a pesquisa ajudará a testar?

Se a resposta para alguma dessas perguntas for “não”, é bom reunir mais informações de outras fontes de dados, como entrevistas com funcionários ou grupos de foco. E é possível que uma pesquisa não seja a abordagem certa.

Você pode garantir uma ação como resultado de sua pesquisa? Você tem tempo e recursos não apenas para conduzir a pesquisa, mas também para analisar e compartilhar os resultados? Você sabe quem são seus respondentes-alvo? Você consegue receber respostas suficientes para ter uma amostragem confiável? A sua organização está disposta a agir com base nas descobertas? A sua organização considerará os resultados objetivamente e confiará em quaisquer descobertas, positivas ou negativas, o suficiente para agir?

No Google, as pesquisas costumam partir de dois tipos de perguntas:

Perguntas Estruturadas

As perguntas estruturadas são objetivas, isto é, fornecem um conjunto predeterminado de respostas. Essas perguntas ajudam a comparar padrões de resposta entre populações, converter respostas em dados numéricos para conduzir análises estatísticas ou rastrear facilmente mudanças em indivíduos ou grupos ao longo do tempo. Entre os tipos de perguntas estruturadas, os dois mais comuns são:

Perguntas com escalas categóricas (Sim / Não; Verdadeiro / Falso) Perguntas com intervalos numéricos (1-5; Nunca, Uma vez, Duas vezes, Três vezes, Mais de 3 vezes) Escalas do tipo Likert (discordo totalmente, discordo, neutro, concordo, concordo totalmente)

Se você quer saber mais sobre esse assunto, indicamos o livro Pesquisa de Marketing: Uma Orientação Aplicada, de Naresh K. Malhotra.

Perguntas Abertas

As perguntas abertas são úteis quando você não tem certeza de quais opções de resposta indicar, mas sua principal vantagem é garantir contexto às perguntas estruturadas, pois permitem que os entrevistados respondam sem a limitação de escolhas restritas.

Entre os exemplos de questões abertas estão “O que você mais gosta em trabalhar aqui?” e “Dê 1 ou 2 sugestões de como podemos dar mais autonomia aos funcionários”.

A redação da pesquisa pode parecer fácil. Mas lembre-se: seus entrevistados não têm oportunidade de tirar dúvidas sobre as questões, por isso as perguntas devem ser claras, concisas e inequívocas.

Reunimos algumas dicas da Universidade de Michigan sobre os fundamentos da elaboração de pesquisas

1 - Use uma linguagem clara e simples Frases simples e palavras comuns tornam o trabalho dos entrevistados muito mais fácil, especialmente para aqueles que não são nativos do idioma em que a pesquisa foi escrita. Defina quaisquer termos que possam gerar dúvidas; considere adicionar parênteses para esclarecê-los (por exemplo, defina “bem-estar geral” como “sua saúde emocional, física e financeira”; em vez de perguntar se o entrevistado se sente desafiado na empresa, tente definir o que é se sentir desafiado, por exemplo, “quantas vezes por mês, você se depara com novos problemas e não tem uma solução imediata para eles?).

2 - Cuidado com o tom Perguntas com trocadilhos e brincadeiras podem ser divertidas, mas geralmente não trazem dados confiáveis. Guarde o humor para o convite ou para o texto introdutório da pesquisa. Mantenha a pesquisa o mais curta possível Com certeza parecerá muito mais demorado para os entrevistados do que para você.

3 - Considere as expectativas que você pode criar com suas perguntas Se você perguntar sobre satisfação com o salário ou sobre a possibilidade de cortes de pessoal, os respondentes vão esperar aumentos ou temer demissões. Isso pode influenciar as respostas, bem como criar expectativas irreais. Para cada pergunta, pense: que intenção esta pergunta pode passar aos entrevistados?

4 - Não faça perguntas que seus entrevistados não possam responder “Você usa RQFP ou FLEEM?” é uma pergunta ruim para qualquer um que não saiba o que essas coisas são. Assim como perguntar para um analista de marketing o quão eficiente ele acredita ser uma ferramenta do time de tech com a qual ele não lida diretamente. Mesmo que haja a opção “Não sei”, confundir os entrevistados ou fazê-los se sentir desinformados não é uma boa ideia.

5 - Atenção às perguntas abertas As perguntas abertas podem exigir muito tempo para serem analisadas. E o mesmo pode acontecer com suas respostas. Se você precisa de muitas perguntas abertas para reunir as informações que busca, pode ser mais indicado optar por entrevistas ou grupos de foco em vez de uma pesquisa. As pessoas costumam pensar que pesquisas são uma boa maneira de coletar ideias, mas é importante lembrar que a qualidade das ideias geralmente está relacionada à quantidade de tempo que as pessoas dedicam a elas. Perguntas curtas e abertas raramente resultam em ideias inovadoras.

Principais armadilhas ao escrever pesquisas

Abaixo citamos algumas armadilhas comuns apontadas pela equipe de People Analytics do Google:

1 - Questão de duas vias As perguntas de duas vias combinam duas perguntas em uma só. Isso às vezes pode ser sutil. Cuidado com as conjunções (por exemplo, “e” e “ou”) em suas perguntas.

Exemplo: “O vice-presidente e o diretor incentivam a inovação em nossa organização.” E se o VP encorajar a inovação, mas o diretor não? Como os funcionários poderão responder? Divida a questão. Melhor: “O vice-presidente incentiva a inovação em toda a organização?” e “O diretor incentiva a inovação em toda a organização?”

2 - A questão principal As perguntas iniciais incentivam os entrevistados a responder de uma maneira específica. Concordar com a declaração principal geralmente requer menos esforço. Como resultado, essas perguntas normalmente influenciam seus dados.

Exemplo: “Você não acha que deveríamos gastar mais tempo em análises de produtos?” Melhor: “Dedicar mais tempo a análises de produtos melhoraria nossos lançamentos?”

3 - A questão não específica Perguntas pouco claras ou vagas confundem os entrevistados e tornam as respostas pouco confiáveis. Seu objetivo deve ser fazer com que todos entendam a pergunta exatamente da mesma maneira.

Exemplo: “O que você acha das avaliações de desempenho?” A pergunta é sobre a carga de trabalho? Sobre a lógica da avaliação? Sobre a eficácia do processo de avaliação? Melhor: “Avalie sua satisfação geral com a quantidade de trabalho exigida de você no último ciclo de avaliação de desempenho.”

4 - A questão excessivamente ampla Às vezes, você não quer ser muito específico para não restringir as respostas dos entrevistados. Mas acaba por formular perguntas ambíguas ou pouco claras que apenas os confundem.

Exemplo: ​​“Quão bem você conhece essa pessoa?” Mas o que significa “conhecer”? Pense no que você está tentando medir e faça uma pergunta que diga isso e apenas isso. Com pesquisas, a precisão sempre supera a generalidade. Melhor: “No último trimestre, aproximadamente quantas vezes você interagiu com essa pessoa (por exemplo, via e-mail, telefonemas, reuniões)?”

5 - Opções de resposta ausentes Ao fazer perguntas estruturadas, sua lista de opções de resposta deve ser exaustiva. Inclua qualquer resposta possível. Testar sua pesquisa pode revelar opções que você esqueceu. Uma possibilidade para lidar com isso pode ser incluir “Outro”, “Não sei” ou “Não aplicável (N. A.)“.

6 - Opções de resposta de sobreposição Além de ser exaustiva, a lista de opções de resposta deve ter itens mutuamente excludentes. Se você pede às pessoas que escolham apenas uma opção, não pode haver respostas que se sobreponham umas às outras.

Exemplo: ​​Há quanto tempo você trabalha aqui? A) Menos de um ano; B) 1-2 anos; C) 2-3 anos; D) 3-4 anos; E) 5+ anos Quem já é funcionário há 3 anos, deve selecionar C ou D? Melhor: Há quanto tempo você trabalha aqui? A) menos de um ano; B) um ano ou mais, mas menos de dois anos; C) dois anos ou mais, mas menos de três anos; D) três anos ou mais, mas menos de quatro anos; E) quatro ou mais anos

6 - Forçar respostas com perguntas “obrigatórias” Ao não incluir perguntas obrigatórias, você permite que o participante da pesquisa responda apenas às perguntas com as quais se sente confortável, aquelas para as quais se sente equipado para responder. Com isso, você conquista a confiança do respondente e evita dados distorcidos causados pela obrigação de preencher algo. Incluir a opção “Não aplicável (N. A.)” também é uma boa ideia. Mas, caso você precise de uma resposta para uma determinada pergunta, explique o motivo ao entrevistado no texto da pesquisa.

Teste sua pesquisa

Existem muitos motivos para testar sua pesquisa, entre eles:

• Identificar e corrigir perguntas/opções de resposta confusas ou mal formuladas
• Estimar o tempo necessário para preencher a pesquisa ‒ não se esqueça de informar esse tempo aos entrevistados no convite para a pesquisa
• Experimentar algumas perguntas ou instruções informalmente. Compartilhe a pesquisa com as partes interessadas e de fora para garantir seu apoio, reunir ideias e revisar as perguntas. Depois de criar uma pesquisa, reúna algumas pessoas presencialmente para testá-la. Responder as perguntas em grupo pode trazer novas perspectivas e aprendizados.

Pesquisa de opinião anônima, confidencial ou identificada

Antes de desenvolver a pesquisa, você deve decidir se ela será anônima, confidencial ou identificada.

Pesquisa de opinião anônima

Em uma pesquisa anônima, nenhuma informação adicional é vinculada aos dados, então não há como identificar um respondente individual.

Prós: os entrevistados podem se sentir mais seguros para dar um feedback honesto, uma vez que esses dados não estarão vinculados a eles.

Contras: se você quiser dividir seus resultados a partir de uma variável específica (como departamento, local), terá que pedir aos entrevistados que especifiquem essas informações durante a pesquisa. Isso torna a pesquisa mais longa, o que, consequentemente, pode resultar em dados incompletos ou menos confiáveis.

Pesquisa de opinião confidencial

Em uma pesquisa confidencial, algumas informações adicionais são vinculadas às respostas dos entrevistados, mas não são reveladas com elas. Apenas aqueles que analisam os dados podem acessar essas informações para entender melhor os resultados.

Prós: sua pesquisa é mais curta porque você não precisa perguntar informações demográficas. Seus dados são muito mais significativos, pois você pode dividi-los de várias maneiras. Contras: você deve garantir que regras adequadas de confidencialidade de dados sejam estabelecidas e comunicadas aos participantes da pesquisa.

Pesquisa de opinião identificada

Em uma pesquisa identificada, a identidade dos entrevistados é explicitamente vinculada às suas respostas e compartilhadas com os resultados. Normalmente, essa abordagem é usada apenas para questões que não apresentam riscos ou quando você precisa retomar ou aprofundar o tema com os entrevistados com base em seus dados.

Prós: você consegue, facilmente, retomar o tema com as pessoas ou fazer perguntas de esclarecimento sobre suas respostas. Contras: você deve ter certeza de que os entrevistados estão totalmente cientes de que suas respostas serão conhecidas, para não haver o risco de abalar a confiança dos funcionários (há, ainda, casos mais sensíveis em que as respostas dos funcionários podem colocá-los em perigo!).

Pesquise as pessoas certas

A equipe de People Analytics do Google pensa constantemente no cansaço de responder à pesquisa e na população-alvo. Todos no grupo-alvo precisam receber a pesquisa? Às vezes, faz sentido enviar para todos, como quando o grupo é bastante pequeno ou se você precisa especificamente de um alto índice de participação (como em uma pesquisa anual da empresa, que deve ser respondida por todos os funcionários). No entanto, muitas vezes, uma pesquisa feita com uma amostra de entrevistados gera dados tão poderosos e informativos quanto um feita com uma população inteira.

A amostragem aleatória simples é uma abordagem de baixo esforço que dá a todos na população-alvo uma chance igual, diferente de zero, de serem convidados a participar. Uma abordagem muito básica para a amostragem aleatória simples é:

• Liste as pessoas da sua população-alvo
• Use um gerador de números aleatórios para atribuir números aos nomes da lista
• Selecione as “n” primeiras pessoas de acordo com a numeração atribuída

A principal desvantagem da abordagem aleatória simples é o risco de selecionar poucos participantes de uma pequena parte da empresa e, por isso, não poder tirar conclusões sobre essa população.

Para contornar esse obstáculo, em uma pesquisa global, você pode usar uma técnica mais avançada, chamada amostragem aleatória estratificada. Nessa forma de amostragem, você determina um número aleatório mas proporcional de pessoas de cada grupo em sua população-alvo (por exemplo, 10% das vendas na América do Norte, 10% das vendas na Europa).

Esse método é um pouco mais trabalhoso, e você pode ter problemas para identificar os grupos adequados, mas essa abordagem garante que sua amostra inclua pessoas de todos os subgrupos importantes da sua população-alvo.

Depois de todo o esforço para criar as pesquisas, você quer que as pessoas as respondam. Para isso, é importante convidá-las de forma eficaz.

Convite para uma pesquisa de opinião

Escrever um bom convite melhora a taxa de resposta. Por isso, lembre-se de que:

• As pessoas respondem melhor a pedidos feitos por pessoas conhecidas. Se for apropriado, o convite para a pesquisa deve partir do líder do entrevistado.
• A relevância ajuda muito. Certifique-se de que o objetivo da pesquisa corresponde aos interesses de sua população-alvo. As pessoas são muito mais propensas a responder a perguntas sobre coisas que são significativas para elas.
• É muito importante descrever os detalhes, como o propósito da pesquisa, quanto tempo leva para ser concluída, qual o prazo para respondê-la, quando serão divulgados os resultados e o que você fará com eles.
• Menos é mais. Faça um convite curto, gentil e direto ao ponto. Caso tenha muitas informações a comunicar, escreva um documento de Perguntas frequentes (FAQ) e inclua o link para a pesquisa no e-mail.

Exemplo de convite: italic textOlá, (nome do funcionário)! italic textEstamos finalizando mais um trimestre e queremos saber como está sendo sua adaptação ao regime de home office e o que podemos fazer para melhorar a sua estrutura de trabalho e qualidade de vida. italic textPodemos contar com o seu feedback? italic textÉ bem rápido, leva menos de 3 minutos! italic textO prazo para responder é 14/10. As respostas serão compiladas, e tentaremos ao máximo atender todas as demandas até o início do próximo trimestre. italic textObrigada! italic textFulana

Compartilhe os resultados

Assim que a pesquisa for encerrada e todos os dados coletados, é hora de analisar e compartilhar os resultados. Aqui estão algumas diretrizes a serem consideradas ao fazer isso:

• Compartilhe os dados com os líderes primeiro, para que eles tenham uma visão completa dos resultados e, só então, os apresentem às equipes.
• Torne os resultados amplamente disponíveis, mas dê aos líderes a oportunidade de colocá-los em contexto.
• Compartilhe resultados comparativos. Muitas vezes é útil para as equipes ver como seus resultados se comparam à média organizacional ou como os resultados deste ano se comparam aos resultados do ano anterior. Apresentar as comparações pode ajudar a identificar os desafios de toda a organização, as oportunidades específicas de um grupo ou os sucessos a serem compartilhados.
• Compartilhe o bom e o ruim. Ao relatar os resultados, é importante fazê-lo completa e objetivamente, não importa o que eles apontem. Compartilhar resultados seletivamente ou omitir respostas “ruins” pode destruir a confiança do time e, consequentemente, minar as chances de ter respostas verdadeiras nas próximas pesquisas.
• Planeje como agir e compartilhe esse plano. Compartilhar um plano de ação junto com os resultados ajuda a contextualizar os dados e demonstra o compromisso de agir.

Pronto para realizar uma pesquisa de opinião na sua empresa? E se você quer aprender ainda mais sobre como modernizar o seu time de Gente e Gestão, clique aqui e conheça o Curso de Gestão de Pessoas.

E não deixe de escutar o episódio 10 do nosso podcast, O X da Gestão, onde convidamos a Presidente da ABRH RJ, Lúcia Madeira, para falar sobre O Novo Paradigma de Gestão de Pessoas. Você pode escutar o episódio clicando AQUI.