Passe a fazer reuniões mais produtivas

Existem diversos problemas no jeito como muitos líderes conduzem suas reuniões.

Decidir quem está dentro delas pode ser difícil, mas um número excessivo de participantes acaba incluindo gente demais e transformando isso em padrão.

No esforço de fazer com que ninguém se sinta excluído, sem querer, você ameaça a qualidade da reunião.

Robert Sutton, professor de comportamento organizacional da Universidade de Stanford, examinou uma pesquisa sobre o tamanho dos agrupamentos e chegou à conclusão de que reuniões mais produtivas contém no máximo de 5 a 8 pessoas.

Por quê?

Porque existe um ponto ótimo além do qual a qualidade de uma conversa começa cair.

A partir desse ponto ótimo, as reuniões começam a ficar cansativas e monótonas, sem um propósito claro para todos os participantes.

Quando você, ainda que bem intencionado, é inclusivo demais na hora de chamar as pessoas para uma reunião, algumas coisas acontecem, dentre elas:

• Não existe tempo suficiente para todos participarem da conversa;
• Uma troca rica entre pontos de vista diferentes é substituída por comentários rasos, onde ninguém arrisca dar opiniões fora da caixa;
• A explicação de informações prévias e a necessidade de recapitular alguns tópicos acabam se tornando distrações sobre as questões prioritárias;
• As pessoas se retraem e se tornam menos francas;
• Questões complicadas e decisões difíceis não entram na pauta, e depois são resolvidas individualmente.

O resultado é que as pessoas acabam perdendo o respeito pela reunião, o que acarreta em menos preparação, menos participação, e menos atitude – o que pode se tornar um ciclo vicioso.

Grupo menores, por outro lado, ajudam a construir uma sensação de intimidade que abre espaço para uma discussão mais franca e aprofundada.

Menos gente quer dizer mais tempo para escutar e ponderar sobre a perspectiva de cada membro da equipe. A clareza e a franqueza aparecem. Tudo se alinha.

Mas como quebrar o padrão que já está estabelecido na sua empresa e passar a implementar reuniões produtivos, que podem te ajudar a otimizar seu tempo?

Primeiro, comunique à sua equipe que você está propondo uma mudança.

Seja transparente. Faça com que ela saiba que, numa evolução constante, as reuniões vão passar a ser menores com a intenção de torná-las mas efetivas.

Você sabe quanto tempo e quanta energia cada pessoa dispende nas reuniões, e você quer estabelecer uma estratégia que proporcione o melhor resultado.

Diga a eles que há pesquisas que demonstram que grupos menores levam a discussões mais ricas e a decisões melhores. Mesmo que leve algum tempo, você pretende testar o tamanho das reuniões tendo por base essa teoria.

Seja cuidadoso com a lista de participantes.

Para garantir que não vai faltar ninguém, você precisa saber especificamente do que vai falar.

Além disso, tão importante é fazer com que os outros participantes saibam quais assuntos serão tratados, a fim de que se preparem para a reunião.

Mantenha uma pauta clara e garanta que reservou tempo suficiente para cada tópico. A partir daí, se faça algumas perguntas:

Quem precisa estar presente para que a reunião dê resultado?

Qual é a pessoa cuja ausência acarretaria no cancelamento da reunião?

Comece com esse núcleo. Só chame mais pessoas se você achar que elas vão agregar valor à conversa, ou que a conversa vai agregar valor a elas.

Para evitar confusões, divulgue os critérios que definirão quem vai ser chamado. Explique-os a partir de:

• quem tem mais conhecimento do questão discutida;
• quem tem mais a ver com a sua execução;
• quem vai sofrer impacto direto;
• quem pode aprender se participar da reunião.

E se a equipe apresentar hesitação, as práticas abaixo podem ajudá-los a aceitar a mudança:

• permita a participação daqueles que pedirem para serem chamados – conceda a permissão se apresentarem um bom motivo para participar;
• permita que as pessoas escolham não participar – deixe que as pessoas saibam que você confia na decisão delas a respeito do gerenciamento do próprio tempo;
• a cada reunião, garanta que alguém redija uma ata para aqueles que não estão participando. Dessa forma, as pessoas que não foram à reunião, mas que estão diretamente ligadas ao assunto, poderão, de forma resumida, entender o principais resultados dela.

Seja claro com a sua equipe a respeito das responsabilidades – tanto daqueles que participam quanto dos que não participam.

Encoraje os presentes a participar ativamente com as seguintes práticas:

• assumir o próprio ponto de vista: cada perspectiva diferente é uma participação;
• escutar com atenção: esteja ligado, seja paciente e não julgue as pessoas por darem opinões diferentes da sua;
• ir direto ao ponto: seja claro e conciso, mostre relevância;
• praticar autoconsciência: pergunte o que precisa saber e responda sempre com tato.

Lembre os participantes de levarem em consideração a posição daqueles que não estão presentes.

• que perguntas eles fariam?
• do que é que eles gostariam de estar a par?
• sobre o que eles gostariam de ser consultados?
• em quais iniciativas eles gostariam de se ver incluídos?
• o que é que deve ser comunicado a eles após a reunião?

Por último, se algum membro da sua equipe escolher não participar, deixe claro que ainda assim será necessário:

• repassar a pauta;
• passar as informações relevantes que eles por ventura possuam para alguém que vai participar da reunião;
• conferir a ata da reunião e procurar os participantes para saber o que aconteceu;
• tocar os projetos que forem designados para ele;
• se alinhar às decisões que forem tomadas.

Avalie o efeito.

Depois de ter estabelecido essas mudanças na estrutura das suas reuniões, averigue e gerencie a efetividade das reuniões e a forma com que sua equipe está lidando com a mudança.

Peça feedbacks e continue afinando a estrutura até encontrar o sistema que melhor funciona na sua empresa.

Não deixar as reuniões passarem de 8 participantes é uma diretriz básica para te ajudar a deliberar sobre quem deve chamar e otimizar o seu tempo.

Se quiser saber mais sobre como estabelecer reuniões mais produtivas e processos eficazes para a sua empresa, inscreva-se no nosso curso “Defina e controle metas de forma moderna e eficiente” (colocar link).

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Fonte: The Most Productive Meetings Have Fewer Than 8 People – Paul Axtell – Harvard Business Review

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