Como e quando delegar tarefas e funções?

Conheça os aspectos que um bom líder deve considerar ao dividir responsabilidades

Delegar funções é uma das principais atividades dos líderes, mas não é uma tarefa simples. É preciso, entre outras coisas, conhecer as habilidades de cada membro do time para saber quem é mais apto para cada atividade e entender sobre gestão de tempo para avaliar quanto tempo cada tarefa delegada exige.

A importância de delegar funções está em permitir que o líder se concentre nas atividades que são, de fato, cruciais. Além disso, ao dividir responsabilidades, o time fica mais motivado, pois tem a oportunidade de desenvolver novas competências e ganhar mais reconhecimento. Por isso, é fundamental que um bom líder saiba como delegar tarefas e orientar seu time para uma execução adequada.

Motivos para delegar funções

• O time fica confiante e motivado;
• Cada membro da equipe tem a oportunidade de desenvolver suas habilidades e entender a sua função essencial dentro da empresa;
• A liderança tem mais tempo para análises, planejamentos e estratégias que sejam cruciais para o crescimento da empresa;
• Quando um time tem autonomia, ele consegue caminhar por suas próprias pernas. Mesmo na ausência do líder, por estar de férias, por exemplo, a engrenagem continua a funcionar normalmente;
• Uma equipe coesa, em que cada um sabe o que faz e tem seu papel definido, é sinônimo de melhor produtividade e maior impacto positivo.

Como delegar tarefas da forma certa

Líderes que centralizam todos os processos ficam sobrecarregados e com pouco tempo para olhar o macro, como o planejamento estratégico do negócio. Por isso, é importante não tomar para si tudo o que há para fazer.

Mas, ao delegar tarefas, tenha em mente que seu time não é formado por pessoas que têm como principal função “te ajudar” ou “tapar buracos”. O papel dos colaboradores é executar as tarefas, sob orientação do líder, usando seus conhecimentos e habilidades.

“Os melhores gestores são como mágicos em histórias de fantasia: eles ajudam os heróis a vencer, mas nunca fazem o trabalho para eles.” Jurgen Appelo, em Management 3.0: Leading Agile Developers, Developing Agile Leaders.

Ou seja, delegar funções significa dar confiança para que o time tenha motivação, capacidade, liberdade e autogestão para executar determinadas tarefas. A gestão não é uma função apenas dos gerentes. Estes devem saber estimular a autogestão de cada colaborador.

Delegar não é uma decisão binária. Isto é, um líder não precisa ficar indeciso entre delegar ou não delegar uma função. Existem níveis diferentes de delegação.

7 níveis de delegação de funções

1. Comunique: decida e explique a sua decisão, sem necessidade ou abertura para discussão sobre o assunto.
2. Venda: decida e apresente a ideia de forma a convencer o seu time, trazendo a sensação de envolvimento para todos.
3. Consulte: pergunte ao seu time e, a partir das respostas, tome a decisão, respeitando as opiniões de todos.
4. Concorde: a decisão é tomada em conjunto, levando em conta a opinião de todos os envolvidos.
5. Aconselhe: apresente a sua opinião, mas deixe a decisão final a cargo do seu time.
6. Questione: permita que seu time tome a decisão e, depois, peça que expliquem seus argumentos para te convencerem é o processo inverso do item 2- Venda).
7. Delegue: nessa última etapa, o líder já confia que o time tem competência e conhecimento para tomar a decisão sozinho, sem sua interferência direta. Isso não significa que, caso a decisão tomada não seja a correta, o líder não será responsabilizado. Afinal, é papel dele saber em qual nível o seu time se encontra.

Esses 7 níveis de delegação devem ser utilizados para tomadas de decisões importantes na sua empresa. Para isso, você pode criar um Quadro de Delegação.

Como utilizar um Quadro de Delegação

Crie uma lista com todas as decisões que você deve tomar como líder.

Ex: escala de horário do time, definição de metas trimestrais, seleção de projetos individuais, seleção de ferramentas de trabalho etc.

Agora, para cada item da sua lista, dê uma nota de 1 a 7 de acordo com o nível de delegação. Ou seja, em qual/is tarefa/s seu time pode ter mais autonomia? Considere sempre o contexto para cada situação.

Exemplo: Escala de horário do time (- 3), vou consultar meu time e decidir qual é a melhor escala. Definição de metas trimestrais (- 4), vamos decidir juntos quais serão as metas do time. Seleção de projetos individuais (- 5), eu vou aconselhar, mas a decisão não é minha. Seleção de ferramentas de trabalho (- 7), acredito que meu time tenha maturidade suficiente para escolher suas próprias ferramentas.

Para você entender ainda mais como fazer um Quadro de Delegações, sugerimos este vídeo do próprio Jurgen Appelo.

Ao seguir esta proposta, você fará com que as tomadas de decisão sejam transparentes e criará uma relação de confiança com e entre seu time, que estará cada vez mais empoderado. Assim, o ambiente de trabalho como um todo será mais positivo.

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