Como conduzir um Offsite (reunião externa)

Se você já liderou uma reunião externa (offsite) da sua equipe para discutir estratégia, por exemplo, você sabe como é difícil conduzir o evento de forma que seus benefícios não sejam perdidos quando seu time volta para o dia a dia de escritório.

Por outro lado, esse tipo de reunião é importante para diversos fins: discutir os resultados do último trimestre, planejar as metas do próximo trimestre, discutir a estratégia da empresa, repensar processos, etc.

Para que ele realmente seja efetivo, Melissa Raffoni, fundadora do The Raffoni Group, separou 6 dicas que ajudam a otimizar os offsites das empresas.

1 – Seja claro sobre seus objetivos com o Offsite

Antes do offsite, certifique-se de que você e a sua equipe estejam alinhados sobre o que se espera alcançar durante essa reunião externa e como será medido o sucesso dela.

Conforme você for estabelecendo os objetivos do seu offsite, pergunte-se:

• O que você quer que os participantes entendam, discutam, solucionem e, por fim, ajam sobre?
• Como você quer que eles se sintam depois da reunião e o que você pode fazer para que eles se sintam dessa forma?

Uma dica sobre como fazer esse alinhamento prévio é pedindo para que todos escrevam em um post-it, antes da reunião, quais são suas expectativas para o evento (idealmente, faça isso alguns dias antes e não no dia).

Faça com que completem a frase “Eu ficarei muito feliz se ao fim desse offsite nós…”

Depois, leia todos os post-its e discuta quais são os objetivos da reunião e como as expectativas individuais de cada um serão atingidas.

2 – Defina bem quem deverá estar presente no Offsite

Um erro comum tanto em offsites como em simples reuniões é de convidar gente demais para a discussão.

Apesar de grupos grandes trazerem mais diversidade ao debate, normalmente as discussões acabam ficando mais superficiais, especialmente se os níveis de senioridade dos participantes forem muito diferentes.

Portanto, estude bem qual será o objetivo do seu offsite e opte por um número mais reduzido de pessoas, que estejam diretamente envolvidas com o assunto.

3 – Crie uma agenda detalhada do Offsite

Depois de ter definido quais são os objetivos do seu offsite e quem estará presente, você deve estabelecer uma agenda detalhada com o que será debatido.

• Tópicos de discussão: O que será discutido
• Objetivos de cada tópico: O que você espera que seja extraído da discussão
• Tipo de discussão: Como será feito o debate (discussão em pequenos grupos, brainstorming, apresentação, sessão de perguntas e respostas, etc.)
• Tempo de discussão: Quanto tempo cada tópico terá para ser discutido. O ideal é buscar algo na faixa de 45 minutos a 2 horas, para garantir que você consiga discutir com certa profundidade, mas que não fique também focado em apenas um tópico.
• Pré-preparo: Um plano sobre o que deverá ser feito antes do offsite, para que todos já cheguem na mesma página. Pode ser, por exemplo, ler um documento ou uma apresentação.

Por fim, certifique-se de que a sua agenda foi feita de forma a atingir todos os objetivos pré-definidos.

4 – Prepare os materiais para o dia do offsite

Com base na sua agenda e nos tópicos que serão discutidos, você deve se organizar para que todos os materiais a serem lidos previamente sejam preparados de acordo e entregues para os participantes.

Pense não somente nos materiais prévios mas também em templates e documentos a serem utilizados durante a reunião, para facilitar o transcorrer do dia.

Pergunte-se: Como você irá comunicar os objetivos para o offsite? Como você vai comunicar aos participantes a importância de se preparar previamente? Quem precisa estar envolvido? Quais materiais devem ser enviados antes do dia e com qual antecedência? Quem será o responsável por fazer cada material?

5 – Durante o evento, foque no cenário mais amplo

Offsites bem planejados, que geram resultados duradouros, são aqueles que conseguem focar mais em um cenário amplo e estratégico do que em assuntos corriqueiros do dia a dia.

Foque em assuntos estratégicos e problemas mais importantes que você não teve tempo para discutir com outras pessoas antes, mas que devem ser considerados.

Conforme for recebendo feedbacks ou tomando decisões, faça anotações em lugares que todos possam olhar a todo o momento. Uma sugestão é usar uma tela de televisão conectada ao computador ou post-its colados nas paredes.

Isso ajuda as pessoas a digerirem as informações que estão sendo discutidas e a não perderem o fluxo de raciocínio

6 – No final do dia, crie um plano de implementação

Para se certificar de que tudo que foi definido no seu offsite seja considerado, utilize a última parte do dia para discutir um plano de implementação e os seus responsáveis.

Depois, crie um processo de follow-ups para checar como a implementação está sendo feita por cada participante.

Essa talvez seja uma das etapas mais importantes de todo o seu offsite. Sem ela, tudo que foi falado pode ser perdido, fazendo com que o seu dia e o de seus colegas tenha sido desperdiçado.

Pergunte-se:

• Como as pessoas serão responsabilizados por atingirem ou não o que foi determinado?
• O que deverá ser colocado em um calendário?
• Para cada follow-up, quem deverá estar presente e o que será discutido?
• De quanto em quanto tempo os follow-ups devem ser feitos? Eles podem ser feitos virtualmente ou devem ser presenciais?

Uma boa dica para que você consiga implementar esse plano é já discuti-lo no final do seu offsite e já marcar a primeira reunião de follow-up com cada participante

Embora você possa ter pessoas reclamando que o excesso de reuniões é contraprodutivo, enfatize a importância de se acompanhar o processo.

No final das contas, é a combinação entre um bom planejamento prévio e um plano de acompanhamento bem feito que gera os melhores resultados para os offsites.

É com base nisso que seu time ficará mais engajado, alinhado e bem preparado para executar aquilo que foi definido, sem achar que as reuniões extras são uma perda de tempo.

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Fonte: 6 Tips for Running Offsites That Aren’t a Waste of Time – Melissa Raffoni – Harvard Business Review

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