Matriz GUT ou Matriz de Priorização: saiba o que de fato é urgente e o que pode esperar

Conheça esta ferramenta prática de gestão que utiliza três critérios – Gravidade, Urgência e Tendência – para te auxiliar na tomada de decisões

Em 1981, dois especialistas em solução de problemas, Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, criaram a Matriz GUT, ou Matriz de Priorização, com o objetivo de ajudar na resolução de problemas complexos das indústrias japonesas e americanas.

Com a Matriz, eles conseguiram escalonar as tarefas por ordem de prioridade, levando em consideração os impactos positivos e negativos para o negócio.

O que é Matriz GUT?

O termo GUT é um acrônimo de Gravidade, Urgência e Tendência. Ao analisar um problema ou projeto sob a ótica desses três critérios, você será capaz de quantificar informações e classificá-lo de acordo com o nível de prioridade.

Dica: A Matriz GUT não é apenas uma ferramenta para “apagar incêndios”, ela é uma poderosa aliada na tomada de decisões do dia a dia.

Ou seja, com a Matriz GUT você conseguirá:

• definir prioridades com facilidade, já que é uma ferramenta intuitiva e versátil que pode ser aplicada em qualquer área;
• ter uma base de apoio para a tomada de decisões estratégicas;
• eliminar ou reduzir os problemas mais graves da sua empresa.

Atenção: Esta ferramenta não foca a resolução de problemas ou o desenvolvimento de projetos, mas sim sua priorização. Por isso, para desenvolver um projeto, recomendamos a leitura deste artigo que preparamos para você.

Para que serve a Matriz GUT?

Esta ferramenta pode ser utilizada em qualquer situação em que seja necessário tomar decisões com uma análise mais detalhada. Qualquer pessoa do time pode utilizá-la, em qualquer empresa, não importa o tamanho ou setor.

Alguns dos principais usos da Matriz GUT:

• Priorização de problemas: orientar a solução de problemas por meio da priorização.
• Priorização de processos: esclarecer a importância de cada processo e guiar o trabalho de forma sistêmica e assertiva.
• Priorização de riscos: possibilitar uma visualização ordenada de quais riscos são mais graves para a empresa e das tarefas nas quais o time precisa concentrar seus esforços.
• Priorização de Não Conformidades: estabelecer critérios para a tomada de decisão e ranquear as situações de não conformidade, principalmente, em empresas em que elas são constantes e volumosas.
• Priorização de decisões pessoais: essa matriz não se restringe ao uso empresarial, pode ser utilizada na vida pessoal sempre que necessário.

Os 3 elementos da Matriz GUT

Gravidade

É o elemento que mede os danos que um problema irá gerar se não for solucionado. O impacto, ou a intensidade, poderá ser avaliado tanto de forma quantitativa quanto qualitativa, dependendo do assunto e do contexto.

Pense da forma mais ampla possível: colaboradores, resultados, fornecedores, clientes, todos os pontos que serão afetados por esse problema.

Problemas como perda massiva de clientes, danos permanentes à imagem da marca, estrago financeiro e consequente falência da empresa são considerados extremamente graves.

Já um feedback amistoso de um cliente e questões internas da empresa podem ser considerados problemas sem gravidade ou pouco graves.

A pontuação da gravidade varia de 1 a 5, conforme a seguinte escala:

1. Sem gravidade: danos leves que podem ser desconsiderados
2. Pouco grave: danos mínimos
3. Grave: danos regulares
4. Muito grave: grandes danos, porém reversíveis
5. Extremamente grave: danos gravíssimos que podem até se tornar irreversíveis

Urgência

Esse elemento está diretamente ligado ao prazo para a solução do problema.

1. Pode esperar: não há pressa em resolver o problema
2. Pouco urgente: urgente, mas pode esperar um pouco
3. Urgente: precisa ser tratado o mais rápido possível
4. Muito urgente: é urgente, quanto mais cedo melhor
5. Imediatamente: não pode esperar, precisa ser resolvido de imediato

Tendência

Esse elemento serve para evitar o efeito surpresa: “se esse problema não for resolvido agora, ele permanecerá estável, se tornará grave aos poucos ou rapidamente?” Ou seja, com ele você avaliará o padrão de evolução da situação.

1. Não irá mudar: o problema ficará estável
2. Irá piorar a longo prazo: a situação irá se agravar lentamente
3. Irá piorar a médio prazo: a situação irá se agravar um pouco mais rápido
4. Irá piorar a curto prazo: a situação pode piorar em um curto período de tempo
5. Irá piorar rapidamente: é imprescindível agir agora antes que seja tarde demais

Como montar a sua Matriz GUT

1. Liste os seus problemas: O que você deseja analisar? Construa uma tabela colocando um item em cada linha.

2. Atribua pontuações para os problemas nas 3 variáveis (Gravidade, Urgência e Tendência): Avalie cada problema segundo cada categoria separadamente. Algo pode ter um nível baixo de gravidade e urgência mas pode ser escalonável, isto é, ter um nível alto de tendência. Após atribuir notas, multiplique o valor das três variáveis de cada problema.

3. Classifique seus problemas: Após multiplicar G x U x T, você terá resultados entre 125 e 1. Agora, faça um ranking dos seus problemas. A ordem de prioridade deve começar pelo item de maior valor.

4. Defina responsáveis e prazos: A partir desse ranking, você saberá em que ordem executar tarefas e resolver problemas, decidirá o que deve ser feito de imediato, o que poderá ser feito na sequência e o que poderá ser feito por último. Com base nisso, decida quem será responsável por cada ação (Product Owner) e quais os prazos para a conclusão de cada problema.

Quer conhecer outra ferramenta prática de gestão para priorizar tarefas? Aprenda a utilizar também a Matriz de Eisenhower.

E não deixe de escutar o episódio 10 do nosso podcast, O X da Gestão, onde convidamos a Presidente da ABRH RJ, Lúcia Madeira, para falar sobre O Novo Paradigma de Gestão de Pessoas. Você pode escutar o episódio clicando AQUI.