Ciclo PDCA: melhore sua gestão continuamente, de forma simples e versátil

Conheça esta ferramenta prática de gestão que funciona com ciclos de aperfeiçoamento constante

Na década de 1930, Walter Shewhart, “pai do controle estatístico de qualidade”, criou uma metodologia para identificar pontos a melhorar. Mais tarde, o ciclo foi popularizado pelo consultor de gerenciamento Dr. W. Deming, cujo trabalho influenciou diretamente o movimento da qualidade da indústria japonesa no século XX.

Mais recentemente, já no século XXI, foi atualizado e recebeu o nome de Ciclo PDCA, mas algumas pessoas ainda o conhecem como Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming.

PDCA: o que é?

É uma ferramenta prática de gestão para identificar por que alguns produtos ou processos não funcionam como esperado, formular teorias sobre o que precisa ser mudado e, então, testá-las em um “ciclo de feedback contínuo”.

Imagine que o seu NPS – Net Promoter Score, um índice de satisfação e fidelização de clientes – está caindo constantemente. Ao analisar as reclamações dos clientes, você percebe que os maiores motivos de queixa são os atrasos na entrega e danos nos produtos causados durante o transporte.

Para tentar resolver esses problemas, você decide executar um pequeno projeto piloto. Por um curto período de tempo, você usa um novo fornecedor para entregar seus produtos a um grupo de clientes. O feedback é positivo. Então, como resultado, você decide substituir o primeiro fornecedor pelo segundo.

O que você acabou de fazer é um Ciclo PDCA: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Avaliar) e Act (Agir).

Quando usar o Ciclo PDCA?

A metodologia PDCA funciona bem em todos os tipos de organização, independentemente de setor e tamanho. E pode ser usada para melhorar qualquer processo ou produto, pois os divide em etapas ou estágios de desenvolvimento menores e explora maneiras de melhorar cada um deles.

Particularmente útil para implementar iniciativas de Gerenciamento de Qualidade Total, o Ciclo PDCA melhora os processos de negócios em geral.

No entanto, passar pelo ciclo PDCA pode ser muito mais lento do que uma implementação direta. Portanto, pode não ser a abordagem adequada para lidar com um problema urgente – em caso de urgência, recomendamos a Metodologia 8D: veja aqui o artigo que preparamos para você.

As quatro fases do Ciclo PDCA

Com o ciclo PDCA você pode resolver problemas e implementar soluções de forma metódica e rigorosa seguindo quatro etapas sequenciais:

1. Plan – Planejar

Nesta primeira etapa, você deve identificar e entender seu problema ou oportunidade. Talvez um produto não tenha qualidade suficiente ou algum processo de seu time de marketing possa ser aprimorado.

Explore as informações disponíveis, gere e filtre ideias e desenvolva um plano de implementação robusto.

Certifique-se de que seus critérios de sucesso estão bem definidos e são o mais mensuráveis ​​possível. Você retornará a eles mais tarde, no estágio de verificação.

2. Do – Fazer

Depois de identificar uma possível solução, teste-a com segurança com um projeto piloto de pequena escala. Isso mostrará se as alterações propostas alcançam o resultado desejado – com o mínimo de interrupção para o resto da operação se não o fizerem.

Por exemplo, você pode organizar um teste em uma área geográfica limitada ou em um grupo demográfico específico.

Ao executar o projeto piloto, reúna dados para mostrar se a mudança funcionou ou não. Você usará isso na próxima etapa.

3. Check – Avaliar

Em seguida, analise os resultados do seu projeto piloto em relação às expectativas definidas na Etapa 1.

Considere os seguintes pontos:

De quais recursos você precisa para implementar a solução em escala total? Qual treinamento é necessário para uma implementação e adoção bem-sucedidas? Como você pode medir e monitorar o desempenho da solução? Que oportunidades existem para melhorias? O que foi aprendido e pode ser aplicado a outros projetos? Atenção: caso a sua teoria não tenha tido sucesso nos critérios pré-definidos, volte para a Etapa 1. Você poderá experimentar mais mudanças e repetir as fases iniciais do Ciclo.

4. Act – Agir

Este é o momento em que você implementa a sua solução. Mas lembre-se de que PDCA é um ciclo, não um processo com começo e fim. Seu processo ou produto aprimorado se torna a nova linha de base, e você continua procurando maneiras de torná-lo ainda melhor.

Ciclo PDCA: benefícios e pontos fracos

Benefícios do Ciclo PDCA

Versatilidade: o PDCA pode ser usado em uma variedade de ambientes de negócios. Os potenciais casos de uso incluem gerenciamento de projetos, gerenciamento de mudanças, desenvolvimento de produtos e gerenciamento de recursos.

Simples e poderoso: o modelo PDCA é simples e fácil de entender, mas é um poderoso impulsionador de mudanças e melhorias significativas, minimizando o desperdício e aumentando a eficiência.

Pontos fracos do PDCA

Não é indicado para projetos urgentes: embora o modelo seja simples, o trabalho não é fácil. Como o PDCA divide as melhorias do processo em etapas menores, pode ser lento e, por isso, não ser a solução indicada para problemas urgentes.

Requer compromisso: PDCA não é um evento único. É um processo contínuo e, portanto, requer comprometimento e aceitação de todo o time, sem exceções. Sem liderança comprometida, o ciclo PDCA não funciona de forma eficaz a longo prazo.

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