5 dicas para aprimorar o seu processo de integração de novos colaboradores

Não são raros os casos de colaboradores recém-contratados que começam a trabalhar e logo pedem demissão. Se não aconteceu com você, é possível que você conheça alguém que já tenha passado por essa situação.

Mas por que isso acontece? Um dos principais motivos é que muitas empresas não possuem um processo de integração (on boarding) bem estruturado.

É comum ouvir falar em processos de recrutamento e seleção, mas pouco se fala sobre o processo de integração e adaptação de um novo colaborador à nova equipe.

De acordo com Ron Carucci, consultor de diversas empresas da Fortune 500, muitas das organizações mais bem sucedidas da lista cuidam da integração de novas contratações durante todo o primeiro ano – o período de maior vulnerabilidade dos funcionários.

Portanto, para te ajudar a diminuir as chances de que um novo funcionário deixe o cargo logo nos primeiros meses de trabalho, selecionamos para você algumas dicas sobre o que fazer após a contratação de um novo colaborador.

Ensine como as coisas funcionam

A primeira parte do processo de integração, e a mais comum, consiste em ensinar aos novos colaboradores o que eles precisam saber para trabalhar no seu dia-a-dia.

Isso inclui o mais básico, como por exemplo onde estacionar o carro e arrumar uma credencial, como se deslocar dentro do edifício, como se cadastrar nos benefícios de saúde e o aprendizado dos regulamentos e das políticas.

Para além disso, também é importante ensinar a eles a linguagem do local de trabalho.

É comum a existência de uma variedade de termos e siglas específicas que são usadas pelas empresas para os seus processos, e decodificá-los pode ser um dos desafios mais penosos para os novos contratados.

Quanto mais o funcionário novo precisa perguntar, estranhando, “Desculpa, eu sou o novo… O que que significa ABCD?”, mais ele sente que não pertence à organização.

Uma sugestão para contornar esse problema é criar um manual (handbook) com todas as diretrizes, os dados e as regras da empresa que podem ser relevantes para o recém-chegado: Visão e Missão do negócio, Valores, descrição de processos básicos, dicionário de siglas, etc. Quanto mais detalhado, melhor.

É muito importante que a Missão e os Valores sejam bem explicados e sempre reforçados para o recém chegado.

Ajude-os a assimilar o novo ambiente

Você precisa ajudar as novas contratações a se adaptarem aos valores e às normas da sua empresa, especialmente durante o primeiro ano.

Designe um gestor para procurá-los formalmente, trimestralmente, para conversar sobre a história e a marca da empresa, sobre como é que se mede a performance e as recompensas, e como surgem oportunidades de crescimento. Seria uma figura de “parceiro” dentro da empresa, que já faça parte do time a mais tempo, e que possa orientá-lo em caso de dúvidas.

Deixe claro o que se espera do novo colaborador

Só porque alguém é contratado por suas capacidades e experiências, não significa que ele ou ela saiba como empregá-las na sua empresa.

Comunique-se com clareza desde o primeiro dia. Ofereça ao seu novo funcionário uma descrição do trabalho que inclua responsabilidades bem definidas.

Enfatize a diferença entre o que é que eles podem decidir sozinhos e no que eles precisam de um aval, para ajudá-los a entender onde começa e onde termina a sua própria autonomia.

Estabeleça metas desde o começo

Dar objetivos claros aos novos contratados é outra estratégia poderosa, porque permite que se compartilhem expectativas realistas sobre o dia-a-dia de trabalho.

Impressionantes 60% das empresas relatam não estabelecerem objetivos de curto prazo para funcionários novos.

Um bom jeito de começar é atribuir tarefas com a expectativa de que sejam realizadas nos primeiros três meses de trabalho e que possam ser quebradas e acompanhadas semanalmente.

Estabeleça primeiro objetivos que você tem certeza de que os novos contratados podem atingir.

Se tudo correr bem, aumente gradualmente o nível de responsabilidade associada a cada tarefa. Isso vai ajudar a construir confiança e a mostrar a eles que você está prestando atenção.

Durante esse processo, pode-se discutir abertamente as lacunas que existem nas habilidades deles e então trabalhar para supri-las. Durante as reuniões semanais, estimule-os a falar sobre seu crescimento e desencoraje o blablablá.

Novos funcionários que se sentem situados e entendem como a sua contribuição está ajudando no crescimento da empresa ganham confiança e tornam-se leais mais rápido.

Construa um senso de comunidade

Construir relacionamentos durante o primeiro ano pode ajudar os funcionários novos a se sentirem menos isolados e mais confiantes.

Uma sugestão para estimular essas conexões é identificar algumas pessoas – gerentes, colegas, chefes imediatos e consumidores internos e externos – para cujo sucesso o novo colaborador irá contribuir, ou vice-versa.

Em seguida, o novo colaborador deve elaborar planos para entrar em contato com cada um deles durante o primeiro ano. Isso pode incluir um encontro rápido para tomar um café ou para almoçar, criando assim uma oportunidade de aprender e de pedir conselhos.

Quando os novos contratados sentem-se aceitos e bem-vindos, eles estão menos propensos a se acharem deslocados e deixarem a sua empresa.

Portanto, se você quer manter um talento no qual investiu recursos para recrutar, certifique-se de que o primeiro ano dele seja positivo e produtivo.

Empresas com um processo de integração padronizado alcançam uma produtividade 62% maior dos novos contratados, e uma manutenção 50% maior.

Aqueles que investem tempo e trabalho nos novos funcionários colhem os benefícios.

E não deixe de escutar o episódio 10 do nosso podcast, O X da Gestão, onde convidamos a Presidente da ABRH RJ, Lúcia Madeira, para falar sobre O Novo Paradigma de Gestão de Pessoas. Você pode escutar o episódio clicando AQUI.