Organize de forma eficiente o seu plano de ação

Construa seus projetos com a ferramenta prática de gestão 5W2H

Você precisa liderar um projeto mas não sabe como organizá-lo? Como integrar seu time, traçar as tarefas necessárias, controlar e alcançar os resultados?

Liderar um projeto pode parecer complicado, mas fica muito mais simples com um framework oportuno. Por isso, apresentamos para você o 5W2H.

Apesar do nome aparentemente complicado, é uma ferramenta prática de gestão eficiente e extremamente simples e fácil de utilizar.

Por que é chamada de 5W2H?

A combinação de letras e números tem como intuito ser um checklist para um plano de ação organizado em etapas bem definidas.

São 7 etapas, definidas por 7 perguntas: 5 começam com W e 2 com H.

Como funciona o framework 5W2H?

Na realidade atual do mundo de negócios, cada vez mais incerta, competitiva e volátil, a agilidade na execução e na comunicação interna é cada vez mais fundamental. Erros simples em processos entre pessoas do mesmo time podem gerar grandes problemas.

Para evitar erros, o framework 5W2H organiza em 7 etapas o processo para o desenvolvimento de um projeto.

É interessante perceber que cada etapa da matriz 5W2H se refere a uma pergunta diferente cuja resposta é o gatilho para a próxima pergunta.

Quem pode utilizar a matriz 5W2H?

Pela sua simplicidade e versatilidade, pode ser utilizada por pequenas, médias e grandes empresas, de qualquer setor, que desejam registrar, de forma ordenada e sistemática, suas ações e fluxos de trabalho para o desenvolvimento de um projeto.

Como utilizar o 5W2H corretamente?

Antes de começar a responder os 5 W e 2 H, tenha em mente 4 pontos fundamentais:

1. Foque sempre na causa dos eventuais problemas e não nos eventuais efeitos. Crie soluções definitivas em vez de paliativas.
2. As tomadas de decisão implementadas pelo framework 5W2H devem ser tão objetivas quanto possível. Evite efeitos colaterais que exigirão novas ações.
3. Seja criativo. Pense em diferentes abordagens para as diferentes situações analisadas. Aumente, assim, a sua abrangência e eficiência.
4. Evite respostas muito vagas, isso deixará o seu time perdido sem saber o que cada um realmente deve fazer dentro do plano de ação.

Entenda as sete perguntas da matriz 5W2H:

O quê?

A resposta ao “o quê” será o escopo do projeto e as tarefas específicas de cada membro da equipe.

Por quê?

A resposta a essa pergunta dará sentido ao seu projeto, apontará seus objetivos. Conhecer as justificativas e metas do projeto motivará todo o time.

Onde?

Essa pergunta se refere tanto ao lugar onde o projeto será executado quanto ao lugar onde ele terá efeito.

No caso de um projeto envolvendo vários times, ou até mesmo várias empresas, definir o “onde” é ainda mais fundamental.

Quando?

Definir apenas uma data de início e de fim, dependendo da complexidade do projeto, não será o suficiente. Recomendamos a criação de uma linha do tempo, com prazos para cada tarefa, marcos e cronogramas. Desta forma, evita-se o acúmulo de atividades no final do período de entrega.

Quem?

Essa pergunta trata do responsável pela execução de cada tarefa. Obviamente, pode haver colaboração de outros membros do time, mas é fundamental que uma pessoa seja apontada como responsável para garantir que uma determinada tarefa seja executada.

Como?

Para responder a essa pergunta pode-se escolher uma metodologia, definir quais softwares serão utilizados, apontar o percurso que será feito para chegar ao objetivo final etc.

Quanto?

Além de uma estimativa de quanto o projeto custará como um todo, é importante definir o orçamento que cada participante/tarefa terá individualmente. Idealmente, as datas de prestação de contas devem ser definidas para confirmar que o orçamento está sendo seguido.

Exemplo da Matriz 5W2H preenchida

No campo projeto, a explicação do que ele será. No nosso exemplo, a construção de uma nova ala em um hospital.

Na primeira linha, os 5W preenchidos com os detalhes: Será feita uma nova ala neonatal, por conta da alta demanda desse público, no quinto andar do hospital, de maio a dezembro, feita pela equipe do hospital e pela construtora contratada.

Ainda na primeira linha, os 2H serão preenchidos: O projeto será feito em 3 fases (construção física, compra de materiais e treinamento de pessoal) e ele custará, no total, 10 milhões.

Nas linhas de baixo, divida o projeto em fases menores, crie mais especificidade e mostre o passo a passo do todo.

Exemplo: Será necessário construir fisicamente a ala neonatal porque há demanda para isso e, também, porque atualmente o quinto andar é um espaço desativado que precisa de grandes reformas. Essa fase de construção irá de maio a agosto e será executada pela construtora contratada, será feita respeitando todo o projeto criado pelo arquiteto e engenheiro chefe do hospital e custará 2 milhões do orçamento total.

Na linha de baixo, especifique as próximas fases, no caso do exemplo, os 5W2H do período de compra de materiais para a nova ala e o treinamento dos novos funcionários.

Animado para utilizar o framework 5W2H em um novo projeto da sua empresa? Clique aqui e baixe a ferramenta prática gratuita de gestão.